Hvad er en virksomheds beredskabsplan?

Mange virksomheder overvejer ikke en beredskabsplan eller realiserer, at muligheden eksisterer og er en god praksis. Oprettelse af en plan bliver ofte overset eller glemt, når tiderne er gode, og forretningen blomstrer. Desværre tager det ikke meget at helt vende tingene rundt. Et teknisk uheld, der styrter en server, en ubesvaret levering eller et stort projekt, der går ubetalt, kan gøre forretninger på hovedet travlt.

Beredskabsplanlægning er processen med at opbygge en procedure for at forberede det absolutte værste. Når ting går galt, er planen der for at redde din virksomhed og give mulighed for at få ting igen på sporet igen. De fleste beredskabssituationer er ude af din kontrol og kan i mange tilfælde ikke ses på forhånd. Du kan oprette beredskabsplaner for at reagere på manglende elementer, der ligger inden for din umiddelbare kontrol, men det gøres bedre for at løse disse problemer i forvejen for at sikre, at virksomheden fungerer problemfrit. Den ukontrollable kræver imidlertid en plan for at hjælpe dig selv og trække virksomheden tilbage over vand.

Typer af beredskabsplanlægning

De præcise type beredskabsplan du opretter, bør afhænge af virksomhedstypen og lokationen. For eksempel bør en virksomhed beliggende i en orkanzone tilføje flodforsikring og orkan skade genopretning til planen. Planen er i det væsentlige en detaljeret sekvens af trin og processer, som vil blive brugt i værste tilfælde.

Du kan lave en plan for naturkatastrofer, økonomiske mangler og markedskrascher, midlertidig inflation af materiale- eller arbejdsmarkedspriser og så videre. Den mest grundlæggende plan dækker de økonomiske og materielle aspekter af virksomheden. En dybtgående plan fastlægger områder af virksomheden, der først er i tråd med nedskæringer, hvor medarbejdere kan elimineres, og hvor omkostningerne kan reduceres drastisk for at spare udgifter straks, mens de går ind i en genopbygningsfase. Det er i det væsentlige baseret på "Hvad hvis ...?" scenarier. Hvad hvis markedet går ned? Hvad hvis der er mangel på arbejdskraft? Hvad hvis kunden ikke betaler? Hvad hvis vores system falder uventet? Hvad nu hvis vi bliver hacket? Spørg dig selv alle mulige "Hvad hvis ...?" det kunne gælde for din virksomhed, og derefter begynde at opbygge en plan for at besvare disse spørgsmål.

For eksempel: "Hvis markedet går i stykker, kan vi reducere omkostningerne med 50 procent ved at eliminere disse afdelinger, og vi kan få adgang til nødkapital i denne uforudsete sparekonto." Nu bygger du en plan, der potentielt kan spare virksomheden, hvis tingene går i den forkerte retning. Oprettelse af en beredskabsplan tager tid og en dyb tanke. Processen bør begrænses til ejere og øverste beslutningstagere. At fortælle medarbejdere, hvor du vil eliminere positioner i værste tilfælde, er simpelthen dårlig lederskab og vil ikke inspirere eller opbygge selvtillid.

Sådan skriver du en beredskabsplan

Beredskabsplanen fungerer som en række arrangementer baseret på prioritet.

Først skal du lave en liste over de mest sandsynlige større begivenheder, som kan ændre forretningsforløbet til værre. Udbygg et individuelt svar for hver af disse begivenheder. Hvordan vil du forberede dig, og hvilke handlinger vil du gennemføre efter begivenhederne?

Når du har hvert scenario og svar på papir, er det tid til at prioritere. I tilfælde af en finanskrise, hvilke beredskabsstridt er de vigtigste? Hvilke retfærdige aktiver kan sælges eller bruges som sikkerhedsstillelse mod et midlertidigt lån eller kreditkort? Hvor kan du skære noget fedt straks uden at miste jorden på processer? Læg disse ting i orden, så du kan få en handlingsplan klar til brug straks efter at have taget et stort hit. Du vil ikke skubbe hvert trin live i et skud, så tag dig tid til at prioritere dine nedskæringer og handlinger.

Timing planen

Timing er vanskelig i en nødsituation, men at have en hård tidslinje på plads hjælper med at drive effektive resultater. Du kan indstille deadlines mod uforudsete trin mod genopretning. Den vigtigste del om timing er at holde selskabet opløsningsmiddel. Hvis du sælger X antal aktiver, skal du skære en afdeling og trykke på en nødfond, hvor meget vil det hjælpe, og hvor længe? Du skal vide, hvilken slags tidsramme du har brug for at komme tilbage på dine fødder. Hvor meget beholdning skal sælge i den tidsramme, der skal genoprettes? Hvor meget indtjening bringer dig til et break-even punkt. I værste fald er det nyttigt at købe virksomheden et år med opsvingstid. Mere end et år er ikke ofte realistisk, men i nogle tilfælde kan du have brug for det så længe at overleve og vende om i en periode med dårlig økonomisk vækst. Du kan også indstille tidsrammer sammen med hvert uforudsete trin. For eksempel vil afkastet på katastrofeforsikring købe dig to måneder og nyt lager. Hvis det ikke er nok, vil du købe yderligere to måneder til at tappe ind i besparelser. Hvis det ikke fejler, vil det koste dig yderligere to måneder at skære særlige omkostninger. Din virksomhed er i overlevelsesmodus, og hver øre tæller mod mere opsvingstid.

Nødfinansiering og forsikring

Du kan komme foran kurven på nødfinansiering og forsikringspolicer for uforudsete situationer. Det er godt at have en nødlinje af kredit forud godkendt eller en opsparingskonto stashed væk for en regnvejrsdag. Dette sparer masser af tid og hovedpine, hvis tingene går sydpå. Du kan straks trykke på disse fonde for at få tingene til at køre igen eller for at forblive flad, indtil stormen passerer. En god metode til at opbygge dine uforudsete besparelser er gennem en simpel selvskat. Sæt en lille procentdel af månedlige indtægter, og se din fond vokse. Når der er en nødsituation, kan du læne på denne fond for at forblive operationel og opløsningsmiddel. Hvis manglen er industriel, vil mange af dine konkurrenter uden beredskabsplaner lukke deres døre. De resterende virksomheder er alle de stærkere efter at have overlevet og kan fange en større andel af det rebounding marked.

Forsikring mod naturkatastrofer og alt uden for din kontrol er også en stor ressource. Shop forsikringsplaner med nøje øje med de planer, der har en refusion mulighed for aktiver tabt til naturkatastrofer og enhver worst-case situation. Det er almindeligt at spare nogle få penge på den månedlige præmie ved at ignorere add-on-beskyttelse - men de små detaljer og ekstra betalinger er dem, der vil spare din virksomhed. Arbejd tæt med din agent, og brug en advokat, hvis det er muligt, for at maksimere dit udbetalingspotentiale og udbetalingsbeløb for at holde politikken.

Small Business Planer

At opbygge en beredskabsplan for en lille virksomhed er enkel, fordi virksomheden har færre medarbejdere og bevægelige dele. I nogle tilfælde er det et spørgsmål om at reducere forretningsomkostninger og rydde ud af nedgangen med en opsparingskonto. Den lille virksomhed har den fordel, at den er skarp og lydhør over for hurtige ændringer i markedet. En lille virksomhed har imidlertid ulempen ved typisk at eje færre aktiver og afhænger mere tungt af disse aktiver til den daglige omsætning. I dette tilfælde bør beredskabsplanen stole på at beskytte disse aktiver og alt, hvad der kræves for at drive indkomst.

For eksempel bør en landskabspartner undgå at sælge sit udstyr for enhver pris. Hvis du ejer to backhoes, skal du muligvis sælge en i worst-case-situation, men at sælge begge backhoes er det samme som at gå i gang med mindre du kan få adgang til udstyr på en anden måde. At eje aktiverne direkte hjælper virkelig, når det er muligt. At arbejde for at eje dine mest basale og nødvendige aktiver, når indtægterne er i top betyder, at du ikke jager betalinger for at forblive flydende under et sammenbrud.

Medium og Enterprise-Sized Business

Der er flere medarbejdere og bevægelige dele i større virksomheder med forskellige jobroller og flere afdelinger. Din beredskabsplan skal se på de mindst vigtige afdelinger og aktiver først for nedskæringer. En større virksomhed kræver detaljeret regnskab og et strategisk stort billede for at håndtere dårlige situationer. Hvilket aspekt af virksomheden har den bedste indtægt og den laveste overheadstruktur? Mens en større virksomhed har flere områder at skære og flere stykker til at bevæge sig rundt, kan det også falde dem ned i en recession eller nødsituation. Evnen til at indføre beredskabsplanen hurtigt kan gøre eller bryde forretningen. Spild af kritisk tid, mens indtægterne spiraler nedad, kan skubbe virksomheden over kanten til et punkt, hvor det er simpelthen for sent at komme sig.

Hvordan man organiserer og styrker planen

At have din beredskabsplan på papir er stor, men du skal tildele roller og faktisk håndhæve planen. Når du opretter planen, skal du gøre det med et lille team af dine højeste niveau eller mest betroede medarbejdere. Virksomhedsejeren er ansvarlig for at bestemme, hvornår man skal håndhæve planen, og de øvrige udvalgsmedlemmer har hver især specifikke roller til at spille. Tildel en koordinator rolle til at styre handlingerne, når planen har et grønt lys at bevæge sig fremad. Koordinatoren følger de foranstaltninger, der kan træffes for at sikre, at planen følges og udføres korrekt. Denne person er hovedsagelig planleder, og de holder alt i bevægelse, mens de dækker deres trin lovligt. En revisor er derefter tilføjet for at dobbelttjekke beredskabet og se efter svage punkter. At finde svagheder og revidere planen kan være nødvendigt, fordi intet er statisk i erhvervslivet. Endelig skal en person være opdraget med den vanskelige kommunikationsrolle. Dette er den person, der kommunikerer de nye procedurer og forretningsorganisation til personale og omverdenen. Dette kan betyde håndhævelse af afsked og retfærdiggøre hver handling i en offentligt overordnet rolle.

Beredskabsplanlægning er ikke en eksakt kunst, og i mange tilfælde kommer det virkelig til at analysere tallene og arbejder mod et indtægts-positivt mål. At opretholde klare mål og holde sig til den overordnede plan under revision og testning undervejs er en solid tilgang. Evnen til at tilpasse sig med at lokalisere nye muligheder og gøre en svigtende forretning omkring er ikke en nem opgave, og det kræver vanskelige beslutningsprocesser.

Positive og overordnede beredskabsplaner

De fleste beredskabssituationer kræver forberedelse til det uventede, værste tilfælde, men i nogle tilfælde kræves der en beredskabsplan for positiv vækst. En virksomhed kan kæmpe, når væksten sker hurtigt, og den kan ikke skala ordentligt. Det er en ulige tankegang, men vokser for hurtigt kan faktisk forkæle en forretning, der er uforberedt. En positiv beredskabsplan er udformet til at styre væksten, mens skalering sker på en måde, der er bæredygtig og effektiv. Et væsentligt aspekt ved denne proces er at holde et udvendigt sæt rådgivere til rådighed til at trykke for råd og ressourcer i et bedste tilfælde. Denne positive plan arbejder også sammen med din negative beredskabsplan, fordi de nye afdelinger og vækststyringsprocesser arbejder i omvendt, når tingene fejler. Når du tilføjer forretningen og vokser, skal du være opmærksom på, hvilke bevægelige dele der er mest produktive og nødvendige, og som kan ramme eller skære, hvis det er nødvendigt. Det er ikke en nem proces, men at gøre disse observationer i vækstfasen er en nyttig og produktiv praksis.