Long-distance møder Vs. Face-to-Face møder
Møder er et vigtigt element i forretningsforvaltning. De giver virksomheder mulighed for at tage projekter frem, træffe politiske beslutninger, løse forretningsproblemer, dele information og motivere medarbejdere. Traditionelt arrangerede virksomheder ansigt-til-ansigt møder på et enkelt sted, hvor folk fra andre steder rejste til mødelokalet. De stigende omkostninger ved forretningsrejser kombineret med fremkomsten af teknologier som videokonferencer og webkonferencer opfordrede virksomhederne til at skifte til fjernmøder, hvilke medlemmer deltager fra deres egne lokationer ved hjælp af telefoner eller digitale links.
Rejse
Rejse er blevet en af de vigtigste faktorer i beslutningen mellem langdistansemøder eller møder fra ansigt til ansigt. Deltagere, der rejser til møder, kan medføre både transport- og opholdsudgifter, afhængigt af rejsens længde. Rejse er også tidskrævende med en efterfølgende indvirkning på medarbejdernes produktivitet. Advokater for langdistance møder hævder, at medarbejdere kan bruge rejsetiden mere produktivt på opgaver, der er vigtige for virksomhedens succes. Virksomheder overvejer også grønne problemer i deres mødebeslutninger - reduktion af rejse til møder bidrager til at reducere virksomhedens kulstoffodaftryk.
Indhold
Under et møde må deltagerne dele eller gennemgå dokumenter, lave eller se præsentationer eller stemme om vigtige beslutninger. Deltagerne kan udføre nogen af disse aktiviteter i ansigt til ansigt eller langdistance møder. Web-konferencingsteknologi - en konferencetjeneste via internettet - giver mødeorganisatørerne mulighed for at præsentere det samme indhold for alle deltagere og bruge online polling-systemer til at give deltagerne mulighed for at stemme om vigtige spørgsmål.
Kontakt
I et ansigt til ansigt møde kan deltagerne se andres reaktioner, genkende kroppssprog og bevægelser. Disse non-verbale tegn hjælper deltagerne og mødelederne med at vide, om andre forstår de punkter, de laver. Deltagerne kan også danne arbejdsforhold under et møde fra ansigt til ansigt, der hjælper med at styrke teamarbejdet. Deltagerne i fjernmøder har ikke de samme former for kontakt til ansigt, hvilket gør det vanskeligt for ledere at vurdere mødetes succes.
Kontrollere
Det kan være svært for ledere at kontrollere adfærd og deltagelse i et fjernmøde. Når deltagerne deltager i en konference på deres computere, kan de for eksempel også bruge tid på at behandle e-mails eller arbejde på andre dokumenter, mens de kun tager en passiv rolle i konferencen. Mødelederne finder det vanskeligere at engagere alle deltagere og sikre, at alle yder et effektivt bidrag.
Fleksibilitet
Når folk på forskellige steder skal arrangere et møde med kort varsel, er onlinemøder hurtig og nem at organisere i forhold til møder fra ansigt til ansigt. Kommunikationsteknologi er tilgængelig, der gør det muligt for medarbejderne at kontrollere tilgængeligheden af andre potentielle deltagere, mens mange tjenesteudbydere tillader arrangørerne at oprette webkonferencer uden forudgående bestilling. Dette giver mødearrangører fleksibiliteten til hurtigt at håndtere uopsættelige problemer og opretholde vigtigheden af vigtige projekter.