Sådan sporer du arbejdsordrer

Håndtering af workflow er et kritisk aspekt af forretningsaktiviteter. Dette gælder især for døgnet rundt organisationer, som dem, der er involveret i e-handel. Mere end nogensinde før er medarbejderne ansvarlige for arbejdsgangsprocesser ved hjælp af mobile forbindelser som bærbare computere og smartphones. Den voksende brug af computer- og webbaserede automatiserede sporingssystemer har skabt betydelige ændringer i ordrebehandlingsprocedurer, der formelt var papirbaserede. Arbejdstagere har nu mere effektive måder at spore jobflow på, hvilket øger organisationernes evne til at fremskynde og reagere på kundens behov.

1.

Identificer de standardaktiviteter, der kræves for at gennemføre forskellige kategorier af ordrer i din organisation. Opret et visuelt workflow diagram, der illustrerer de input og output, der kræves til behandling af en typisk ordre. Dette er et aktivitetsbaseret workflow system, der skifter fra at levere af enkeltpersoner til koordinering af enkeltpersoners arbejdsaktiviteter.

2.

Opret et planlægningssystem til arbejdsordrer. Jobsekvensering bruges af et firma til at prioritere jobbestillinger og fastslå, hvor et job falder i ordrebehandlingsplanen. Forskellige planlægningsmetoder anvendes, f.eks. "Tidligste forfaldsdato", "længste behandlingstid", "korteste behandlingstid", "førstegangs, første tjeneste" og "foretrukne kundeordre". Arbejdsordens regler bør også bestemme, hvornår du skal bruge "rush" ordren kategori. Bestem den bedste regelsekvensregulering for at bruge ud fra den særlige forretningsstrategi i organisationen.

3.

Udvikle et tidssporingssystem, der registrerer den tid, arbejdsordrer er modtaget. Kræv ordreindtagspersonale til at indtaste tidsoplysninger, som etablerer ansvarlighed for dem, der pålægges ordren langs ordrebehandlings kontinuum. Det giver også data, som kan bruges til at estimere den gennemsnitlige mængde tid, der er nødvendigt for at behandle en ordre langs hvert punkt i løbet af workflow-processen.

4.

Etablere et system til optagelse og notifikation af forsinkelser eller fejl i ordrebehandling. Medtag beskrivende oplysninger om årsagen til arbejdsordreforsinkelser, som f.eks. Maskinens nedetid og andre målinger. Dette tilføjer til jobhistorikken for hver ordre og tjener som nyttig information til evaluering af forretningsresultater.

5.

Udvikle rapporteringssystemer, der kan eksporteres baseret på definerede faktorer i forbindelse med behandling af ordren. For eksempel kan ordrebehandlingsrapporter genereres ved bestillingsdato, slutdato eller arbejdstager. Udvikle og offentliggøre tidsrapportering for en given ordre til gennemgang og vurdering af interessenter involveret i ordreprocessen.

Tip

• Work order management software kan købes, eller et ordrebehandlingssystem kan oprettes ved hjælp af en generel database software applikation.