Sådan administreres for mange e-mails
En fuld email-indbakke er et problem, der hurtigt kan blive værre, hvis du modtager et stort antal nye beskeder hver dag. Før længe kan du opleve, at din indbakke har hundredvis af meddelelser, og du kan ikke huske de mest presserende. For at administrere din e-mail-indbakke effektivt reducer du mængden af indgående meddelelser, opretter et effektivt arkiveringssystem og beder de personer, der kommunikerer med dig, for at gøre deres meddelelser mere produktive.
1.
Aktivér spambeskyttelse i din e-mail-klient for at reducere mængden af uønskede meddelelser. I Microsoft Outlook 2010 skal du klikke på fanen "Home" øverst i vinduet. Klik på knappen "Uønsket", og klik derefter på "Besked e-mail-indstillinger." Klik på fanen "Indstillinger" øverst i vinduet, og klik derefter på "Lav", "Høj" eller "Kun sikre lister" for at justere beskyttelsesniveauet. De fleste e-mail-programmer og -tjenester tilbyder en form for spambeskyttelse.
2.
Markér vigtige meddelelser. E-mail-klienter som Microsoft Outlook giver dig mulighed for at markere meddelelser med farvede flag. Dette gør de vigtigste meddelelser skiller sig ud i en indbakke med mange beskeder.
3.
Opret mapper. Hvis du gemmer alle dine beskeder i din indbakke, kan du nemt gå glip af vigtige meddelelser eller glemme dem, du har læst og stadig skal svare på. Nogle nyttige email-mappesystemer omfatter at oprette en mappe til hver afsender, mapper til igangværende projekter på arbejdspladsen og mapper til meddelelser, som du skal svare så hurtigt som muligt.
4.
Skriv korte svar. Du kan ofte udtrykke de vigtigste elementer i dit svar i et par ord eller sætninger frem for en hel side. Kort kommunikation giver din besked mindre åben for fortolkning, sikrer, at de vigtigste dele ikke går glip af, og opfordrer andre til at sende korte beskeder tilbage til dig.
5.
Bed dine underordnede på arbejde for at strukturere deres meddelelser mere effektivt ved at tilføje beskrivende emner og opsummere eller citere tidligere beskeder, når de svarer. Desuden bede dem om at bruge feltet Carbon Copy kun, når en tredjepart absolut skal modtage en kopi. Disse trin reducerer det samlede antal beskeder og reducerer mængden af tid, der er nødvendig for at reagere på meddelelser.
6.
Læs og svar på beskeder en gang om dagen, hvis du opdager, at e-mail holder dig fra vigtigere opgaver. Behandle de vigtigste meddelelser først, og behandl så mange andre meddelelser som du har tid til. Når du går tom for tiden, stop; de mindre vigtige meddelelser kan vente.
7.
Opret en "Arkiv" -mappe til meget gamle beskeder, som du næppe vil læse igen. Dette giver dig mulighed for at finde beskederne, hvis det er nødvendigt, samtidig med at de forhindrer dem i at gøre nyere meddelelser vanskelige at finde.