Hvordan kan intern kontrol overvinde lønnet svindel?

Mere end 11 procent af svig på arbejdspladsen indebærer lønning, det gennemsnitlige tab af sådant svig var 48.000 dollars, og gennemsnitlige ordninger undslapede detektion i næsten 36 måneder, ifølge en undersøgelse fra 2012 af sammenslutningen af ​​certificerede svigeksaminatorer. Den blotte eksistens af interne kontrolmekanismer er ikke nok; de skal overvåges og håndhæves. Overholdelse af interne kontroller er det primære våben til at overvinde lønsvindel og minimere risikoen for virksomhed.

Lønningsordninger

De mest almindelige metoder for lønsedlerne er oprettelsen af ​​fiktive - eller "spøgelser" - medarbejdere, indsendelse af svigagtige eller oppustede udgiftsrapporter og hævning af lige tid eller overarbejde for arbejde, der ikke udføres. Betalinger til fiktive medarbejdere udgør den væsentligste risiko for større tab og anses for at være den mest almindelige og dyre lønliste svindel risiko.

Ghost medarbejdere

Betalinger til spøgelsesansatte kan være ødelæggende for en virksomhed. Ordningen opstilles normalt af en medarbejder med adgang til lønningslister eller en person med evnen til at oprette falske medarbejderposter. Betalinger opstilles for indbetaling til en udpeget konto, som gerningsmanden eller en confederate har adgang til. Hvis direkte depositum ikke anvendes, afbryder en medarbejder checks og har dem indbetalt eller deponeret.

Forebyggende kontroller

Etablere interne kontroller, der kræver adskillelse af lønninger. Personale, der opretter eller vedligeholder lønsedata og lister, bør ikke have lov til at foretage ændringer eller tilføje medarbejdere uden ledelsesgodkendelse. Lønningsændringer bør godkendes af to udpegede personer. Personer, der beregner lønpriser og akkumulerede timer for lønningslisten, bør ikke have lov til at skrive lønningstjek eller indsende timerne for betaling af en lønningstjeneste uden tilsynsmæssig godkendelse.

Har lønningskonti afstemt månedligt og gennemgået af ledelsen. Revision lønliste oplysninger for duplikat indbetaling kontooplysninger og gentagne Social Security numre eller adresser.

De fleste banker yder en positiv betalingstjeneste, hvor kontrolsnumre, beløb og medarbejdernavne, der leveres af virksomheden, kontrolleres mod enhver indgående lønkontrol. Hvis en direkte indbetaling udelukkende anvendes, skal medarbejderne indhente deres lønsedler personligt med foto-id mindst en gang om året på menneskelige ressourcer eller en anden udpeget afdeling.

Små virksomheder bør overveje udenfor sourcing af løn til en entreprenør, men dette fjerner ikke kravet om en månedlig revision af alle udbetalinger foretaget for at sikre, at kun certificerede medarbejdere udbetales.

Opblæste Udgifter og Forfalskede Tidsark

Falske udgiftsrapporter og forfalskede tidsskrifter er andre former for lønsvindel, der kræver interne kontroller og forebyggelsesmetoder. Indstil politik, der kræver bevis for omkostningsgodtgørelsesanmodninger. Kræve udgifter over et bestemt dollarbeløb for at have forhåndsstyringsgodkendelse. Også kræve godkendelse af betydelige stigninger i arbejdstiden, der overstiger en medarbejders normale tidsplan, herunder overarbejde. Revider disse trends månedligt. Personer, der behandler anmodninger om omkostningsgodtgørelse eller overarbejde, må ikke få lov til at udstede checks. Betalinger for udgifter og overarbejde skal også revideres månedligt.

Overvejelser

Når du bruger interne kontroller for at forhindre svig, skal du først vurdere ressourcer for at sikre, at du har tilstrækkelige medarbejdere til at opnå adskillelse af arbejdsopgaver. Hvis ikke, overvej outsourcing lønningsliste. Derefter oprette et system til overvågning af udførelsen af ​​interne kontroller og foretage månedlige revisioner.