Sådan samles en projektledelsesplan
Et projekt er en tidsbegrænset samling af aktiviteter, der har et overordnet formål. Projektledelse samler de mennesker og ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre arbejdet i tide og på tidsplan. Før projektledelsen kan begynde at arbejde, skal virksomheden samle en projektledelsesplan. Projektplaner er særligt vigtige for små virksomheder, fordi de skal planlægge omhyggeligt med begrænsede ressourcer. Projektstyringsplanen definerer, hvad projektet skal gennemføre, og hvordan medarbejderne skal udføre arbejdet.
Formål
Virksomheder forpligter sig til at løse særlige problemer. En projektledelsesplan identificerer problemet klart og beskriver, hvad projektet skal gøre for at hjælpe med at løse problemet. Denne del af projektplanen definerer, hvad der udgør et gennemført projekt og kriterierne for succes.
Anvendelsesområde
En projektledelsesplan beskriver projektets omfang. Omfanget beskriver, hvad der er inkluderet i projektet og udelukker specifikt arbejde, som enten ikke vil blive gjort eller er en del af andre initiativer. At definere projektets omfang påvirker budgettet og planlægningen, fordi projektplanen typisk beskriver både baseret på omfanget.
Leverancer
En nøgle del af projektstyringsplanen er en liste over resultater. Disse er specifikke elementer, der, når de leveres som angivet i projektplanen, betyder at projektet har opfyldt sine forpligtelser. Projektplanen angiver typisk, hvordan varerne skal leveres og til hvem. Det beskriver en acceptprocedure, og kræver ofte en autoriseret signatur til verifikation af accepten.
Tidsplan
Mens en detaljeret tidsplan er en del af projektstyringen, indeholder projektplanen normalt en forventet startdato, den planlagte afslutningsdato og flere milepæle. Projektplanen lader virksomhedsledelsen fortsætte med virksomhedens planlægning i forventning om en løsning på det målrettede problem.
Ressourcer
Projektledelsesplanen definerer de ressourcer, som virksomheden vil tildele til projektet. Dette omfatter personale til at udføre arbejdet og firmaets udstyr og faciliteter, hvis det er nødvendigt. Planen detaljer, når ressourcerne vil være tilgængelige og i hvilken periode.
Budget
Et overordnet budget er en vigtig del af projektstyringsplanen. Mens projektledelsen udarbejder et detaljeret budget med omkostninger til udstyr, timeløn og underleverandører, giver projektplanen de beløb, som virksomheden vil investere i projektet. Et sådant budget indeholder et pengestrømme, der gør det muligt for virksomheden at planlægge udgifter.
Ledelse
Endelig sætter firmaet mennesker i ansvaret for projektet. Projektplanen navngiver normalt projektledelsen og tildeler ansvar. Holdet gennemgår projektstyringsplanen for at sikre, at de forskellige aspekter er realistiske, og at holdet føler sig overbevist om, at de vil kunne implementere det.