Sådan arkiveres mapper i Outlook for at frigøre plads
Hvis du ikke har nok ledig plads i din postkasse, kan det muligvis betyde, at du går glip af vigtige meddelelser, hvis de følger med din Outlook-postkasse. Mens de fleste e-mail-tjenester giver dig tilstrækkelig lagerplads, kan du eventuelt arkivere dine mapper for at frigøre ekstra plads i din postkasse. Ved hjælp af Microsoft Outlook kan du automatisk arkivere mappeposter, der matcher dine kriterier, f.eks. Varer ældre end tre måneder. Du kan også konfigurere bestemte mapper, der automatisk arkiveres ved hjælp af Outlook's AutoArchive-funktion.
AutoArchive en mappe
Du kan konfigurere en mappe i Outlook til automatisk at arkivere e-mails over en vis alder.
Vælg mappen til arkivering
Åbn mappen i Outlook, du ønsker at arkivere. For eksempel, klik på "Mail" i navigationsruden, og klik derefter på "Indbakke".
Åbn Outlook AutoArchive-indstillingerne
Klik på fanen "Mappe", og klik derefter på knappen "AutoArchive Settings" i Egenskabsgruppen i mappebåndet for at åbne mappens AutoArchive-egenskaber.
Vælg, hvor ofte du skal arkivere
Klik på radioknappen ved siden af "Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger", og vælg derefter, hvor ofte du vil arkivere mappen. Indtast f.eks. "3 måneder" i vælgerne ud for Ryd ud emner, der er ældre end.
Vælg Sådan arkiveres data
Klik på alternativknappen ud for en af mulighederne for, hvordan du håndterer dine arkiverede elementer. Det anbefales at vælge "Flyt gamle genstande til standardarkivmappe", medmindre du har en anden placering, du foretrækker at gemme dit arkiv.
Gem dine indstillinger
Klik på "OK" knappen for at gemme ændringer i mappens egenskaber og aktiver arkivering. Arkivprocessen kan tage et par minutter at fuldføre afhængigt af mappens størrelse.
Frigør plads manuelt
I nogle tilfælde vil du have Outlook-arkiv en mappe på forespørgsel. Du kan gøre dette ved hjælp af den manuelle arkivfunktion.
Åbn menuen Filer
Klik på menuen "Fil" i Outlook.
Brug menuen Oprydningsværktøjer
Klik på rullemenuen "Oprydning Værktøjer" ved siden af Mailbox Cleanup under Info undermenuen, og klik derefter på "Arkiver ..."
Vælg en mappe, der skal arkiveres
Klik på navnet på den mappe, du vil arkivere. For eksempel skal du klikke på "Indbakke" under mappen til din e-mail-konto.
Vælg hvilke e-mails der skal arkiveres
Indtast en dato i feltet ved siden af "Arkiver objekter ældre end" eller klik på pilen og vælg en dato for at arkivere elementer med datoer før din indtastning. For eksempel indtast "1/1/18" for at arkivere mappeposter, der er oprettet forud for år 2018.
Beslut dig, hvor du skal opbevare data
Klik på knappen "Gennemse", hvis du vil vælge en brugerdefineret placering til dit arkiv. Det anbefales, at du ikke ændrer arkivfilens placering. Klik på "OK" knappen for at starte arkivprocessen.
Undgå at miste data
Som standard gemmes dine arkiverede emner i mappen "Outlook-filer" i Mine dokumenter.
Nogle Microsoft Exchange-servere kan muligvis begrænse eller deaktivere din evne til at arkivere elementer pr. Organisationens postretentionspolitikker. Sørg for, at du forstår din virksomheds politikker og begrænsninger, før du risikerer at miste data eller utilsigtet bryder regler om, hvor længe e-mails holdes ved hånden. Kontakt din it-afdeling, hvis du har en for mere information om, hvor længe arkiverede data er gemt.
Varer, du arkiverede, kan fjernes fuldstændigt fra din mailserver. Det anbefales, at du opretter sikkerhedskopier af din Outlook Files-mappe for at undgå at miste adgangen til dine arkiverede elementer. Igen skal du sørge for, at du gør det i overensstemmelse med organisationens politikker, hvis du bruger Outlook på arbejdspladsen.
Hvis du har meget plads uden arkivering af data, er det muligvis ikke nødvendigt at bruge Outlook's arkivfunktioner. I stedet kan du simpelthen organisere e-mails i mapper eller på anden måde gemme dem på en måde, hvor du nemt kan finde det, du har brug for.