Sådan besvares kundeservicekald
Hvordan du svarer på dit kundeservicekald kan afgøre, om kundens oplevelse er positiv eller negativ. Før du selv får kundens grund til at ringe, skal du etablere en forbindelse med din første hilsen. Den hilsen du giver din kunde, kan indstille tonen til hele opkaldet og afgøre, om kunden forbliver loyal eller vælger ikke at vende tilbage.
1.
Besvar kundeserviceopkald inden for de første tre ringe. Da kundens samspil med virksomheden normalt starter, før du selv kommer på linjen, må du ikke lade telefonen ringe for evigt, før du svarer.
2.
Adresse til hver kunde som om han er den vigtigste opkalder. Hils din 100-opkald med samme behagelig personlighed som dit første kald på dagen.
3.
Velkommen kunden til din virksomhed med en venlig, branded hilsen. Hils hende med noget som "Velkommen til XYZ Business. Hvor mange jeg hjælper dig? "Eller" God morgen, XYZ Business. "Giv kunden en indbydende hilsen, men gå ikke overbord, da dette kunne gøre hende ubehageligt.
4.
Sørg for, at din tone stemme stemmer overens med de hyggelige ord, der kommer ud af munden. Vær opmærksom på din tone og tone for at sikre, at de afspejler en person, der er villig til at hjælpe og tjene sin kunde.
5.
Giv kunden din fulde opmærksomhed. Stop hvad du laver, når du svarer. For eksempel, stop med at skrive eller vende dig væk fra din kollega for at fokusere på kundens ord. Bed hende om at holde kort, hvis du skal færdiggøre noget, før du kan give din fulde opmærksomhed. Tak for hende for at holde dig straks efter din tilbagevenden.
6.
Tal klart og professionelt. Undgå at bruge slang ord eller firma jargon. Begynd med at tale med et moderat tempo og justere dit tempo til kundens tempo, når samtalen begynder.