Sådan adresserer du medarbejdere i business writing

Som en leder eller en lille virksomhedsejere sætter du eksemplet for dine medarbejdere i alt, hvad du gør, herunder din virksomhedsskrivning. Angiv eksemplet for, hvordan du vil have dine medarbejdere til at adressere hinanden, såvel som dine kunder og leverandører, ved at bruge et passende sprog til den tilsigtede målgruppe og redigere for typografier og grammatiske fejl. Det er vigtigt at adressere dine medarbejdere på en professionel måde, uanset om du komponerer et langt memo eller en hurtig email.

1.

Overvej dit publikum. Hvordan du adresserer dine medarbejdere i virksomhedskorrespondance vil ofte afhænge af demografien i gruppen eller den person, du ønsker at adressere. Pas på at indstille den relevante tone til publikum og beskeden, da en uønsket tone kan fornærme arbejdere, som forventer en vis grad af alvorlighed for en given situation. For eksempel, ikke føre med en vittighed, når du informerer dine medarbejdere om, at organisationen skal gennemføre afskedigelser for at imødekomme budgetmæssige begrænsninger.

2.

Bestem det korrekte kommunikationsmedium for den givne besked. Mediet kan bestå af et håndskrevet brev, skrevet notat, e-mail eller anden form for skriftlig kommunikation. Du kan vælge at levere kommunikationen i print eller digitalt format. Det er vigtigt at vælge den relevante kommunikationsform for publikum og meddelelsen. For eksempel kan et trykt dokument være nødvendigt for at give en kopi til optagelsesformål, mens en hurtig email kan være tilstrækkelig til at informere din medarbejder om en medarbejderes kommende fødselsdag.

3.

Bestem en passende hilsen. Ifølge Purdue Online Writing Lab, hvis du typisk henviser til dine medarbejdere ved deres fornavne, så vil du generelt bruge deres fornavne, når de adresserer dem i business writing. For eksempel vil "Kære Mary" være tilstrækkelig til at adressere en medarbejder med hvem du er på fornavn. Når du adresserer en gruppe medarbejdere, kan du bruge "Kære medarbejdere" eller "Kære team." Altid adressere dine medarbejdere på en respektfuld måde.

4.

Skriv en respektabel lukning til din virksomheds kommunikation. For eksempel kan du skrive "Med venlig hilsen" eller "Tak", efterfulgt af dit navn. Medtag dit navn på den næste linje efter afslutningen. Du kan også medtage din adresse, e-mail-adresse, telefonnummer eller andre relevante kontaktoplysninger afhængigt af situationen. Når du kommunikerer via e-mail, kan du vælge at automatisk tilføje en digital signatur til slutningen af ​​alle dine e-mails.

Tip

• Altid korrekturlæs din skriftlige kommunikation for at sikre, at du kommunikerer på en kort og klar måde.

Advarsel

• Brug aldrig ALLE CAPS i erhvervskommunikation, da det typisk opfattes som den skriftlige form for råben. Det er aldrig passende at råbe på medarbejdere, selvom det kun er virtuelt.