Sådan adresserer du en forretningsbrev til flere personer

Erhvervsbreve fungerer som en formel kommunikation mellem afsenderen og modtageren. I tilfælde af flere modtagere skal afsenderen adressere alle modtagere ved at nævne hver modtagerens titel og navn. Navne skal altid medtages, men manglende titel er acceptabelt, hvis du er usikker på modtagerens titel. Et effektivt og acceptabelt forretningsbrev kræver overholdelse af formatering. Afvigelse fra normen kan få modtagerne til at se bort fra afsenderens kommentarer og anmodninger.

1.

Bestem titlen på hver person, du sender brevet til. Sørg for at titlen du finder er personens højeste titel. Sørg for at "Mr. Smith "er heller ikke kendt som" Dr. Smith.”

2.

Formater brevet, så det vises som:

Dato

Afsenderens adresse

Modtagerens adresse

Spring en linje efter afsenderens adresse og dato. Purdue University udtaler at du kan bruge blokformat, modificeret blokformat eller semi-blokformat. Til blokformat justeres al tekst til venstre. For ændret blokformat skal du centrere datoen og beholde afsenderens adresse og modtagerens adresse, der er retfærdiggjort. Til halvblokformat skal du rette al tekst til venstre, centrere datoen og indsætte hvert afsnit i kroppen. Alle formater kræver enkeltlinjeafstand for hver sektion.

3.

Spring en linje efter modtagerens adresse og skriv "Kære". Inkluder ikke perioden.

4.

Tilføj den første modtagers titel, efterfulgt af modtagerens efternavn, og tilføj derefter den anden modtagers titel, efterfulgt af den anden modtagers efternavn. Dette gælder kun, hvis du adresserer to personer med særskilte titler. Hvis du adresserer tre eller flere personer, eller to personer med samme titel, gruppemodtagere i henhold til deres titel. Antag for eksempel, at du var rettet mod to kvinder og to mænd. Skriv "Kære Fru Jackson og Smith og Mses. Jones og Taylor. "Gruppemodtagere i alfabetisk rækkefølge.

5.

Tilføj et kolon efter den sidste modtager. Spring over en linje og begynd at skrive brevets krop.

Tips

• Hvis du er usikker på personens titel, kan du kontakte personen ved hans for- og efternavn.
• Hvis du er usikker på personens køn, og titlen er kønsspecifik, som f.eks. Mr. eller Ms, skal du bruge personens for- og efternavn i stedet for at antage personens køn.