Business Letter Adress Etiquette
Et velskrevet og velformateret forretningsbrev giver dig chancen for at imponere en potentiel kunde eller anden forretningsforbindelse. Første indtryk er en vigtig del af at vinde og holde kunderne. Du ønsker ikke at gå glip af en mulighed, fordi du har stavet en kundes navn eller ikke vidste, hvem du adresserede. Det er bedst altid at vide hvem du skriver til og for at undgå at bruge "til hvem det kan vedrøre" i dit brev.
Indvendig adresse
Alle forretningsbrev skal indeholde modtagerens adresse, kaldet den indvendige adresse, nær toppen. Indtast adressen omkring en tomme under datalinjen på venstre side af brevet. Medtag personens fulde navn, hvis du kender det, såvel som firmanavnet. Skriv også den fulde adresse, herunder by, stat og postnummer. Hvis du sender brevet til et andet land, skal du angive landets navn på linjen under byen. Indtast landets navn ved hjælp af alle store bogstaver.
Titler
Du bør næsten altid bruge en titel, når du adresserer en person i et forretnings brev. Når du f.eks. Skriver indvendig adresse, skal du skrive "Fru Ann Smith" i stedet for "Ann Smith". Undtagelsen herfra er, hvis personen har honorære initialer, såsom ph.d. Hvis det er tilfældet, er det overflødigt at skrive "Dr. Ann Smith, Ph.D." Brug den ene eller den anden, men ikke begge dele. Hvis du adresserer en kvinde og du ikke er sikker på om hun er gift eller ej, skal du altid bruge "Ms" i stedet for "Frøken" eller Fru. "Hvis en person har et androgynt navn, og du ikke er sikker på kødet, skal du udelade at bruge" Mr. "eller" Ms "og blot skrive personens fulde navn.
Flere modtagere
Håndter et brev til flere personer på en af to måder. Hvis du skriver et brev til en afdeling, skal du skrive navnet på afdelingen som den første linje i den indvendige adresse, derefter firmaets navn og resten af adressen. Under adressen skrives "Attention", efterfulgt af din primære kontakt i den afdeling. En anden mulighed er at adressere brevet til en enkelt person, og skriv derefter "CC" i slutningen af brevet og derefter fulde navn og adresse på enhver anden person, der vil modtage den.
Salutation
Medmindre du har et personligt forhold til modtageren, skal du bruge personens titel og efternavn i hilsen. Hvis du ikke er sikker på titlen, skal du bruge det fulde navn, som "Kære Lynn Smith." I et forretningsbrev skal du altid bruge et kolon efter hilsen, selvom du bruger personens fornavn. Gem kommaer til personlige breve. Hvis du adresserer flere personer i en afdeling, skal du skrive noget som "Kære damer og herrer" eller "Kære læger" som hilsen.