Bedste vurderingsmetode til Office Managers
Human resources bedste praksis anbefaler stærkt at gennemføre årlige medarbejderpræstationsvurderinger for medarbejdere på alle niveauer i organisationen, herunder ledere. Præstationsvurderinger er en del af et større system - performance management. Performance management systemer omfatter jobbeskrivelser, præstationsstandarder, disciplinærpolitikker, medarbejdergennemgang og formelle præstationsvurderinger. Vurderinger er nyttige til at identificere medarbejderpræstationer, præstationsproblemer og professionelle mål. For en kontorleder, der typisk koordinerer administrative funktioner til hele forretningsdriften, er en præstationsvurdering afgørende. Udfordringen for arbejdsgiverne er at vælge den bedste vurderingsmetode for medarbejderne.
Typiske ansvarsområder
Roller og ansvar for kontorchefer varierer afhængigt af virksomhedens størrelse, placering, produkter eller ydelser og kontorchefens ekspertise og autoritet. Mange kontorchefer overvåger kontorarbejdere, opretholder kontorfortegnelser, sikrer problemfri drift af kontorprocesser, overvåger udgifter og rapporterer regnskabsforanstaltninger til øverste ledelse og rekrutterer og ansætter supportpersonale. I en mindre virksomhed rapporterer kontorchefen typisk til virksomhedens præsident. Nøglen til en effektiv præstationsvurderingsmetode for en kontorchef er en jobbeskrivelse, ifølge Jeffrey Dennings november 2000-artikel med titlen "Hvordan fungerer din kontorchef? Lad ikke spørgsmålet bare hænge der" i "Managed Care" magazine.
Færdigheder og kvalifikationer
En kontorchef skal have en kombination af funktionel ekspertise, kernekompetencer og faglige træk, der gør det muligt for hende at udføre sine arbejdsopgaver. Den bedste præstationsvurderingsmetode for en kontorchef afhænger også af hendes færdigheder og kvalifikationer. Derfor er en essayevaluering, der omhandler hver færdighed, funktion og kompetence, perfekt egnet. En essayevaluering tager tid at afslutte, men det giver en mulighed for at evaluere kontorlederens ekspertise og hvor godt hun bruger kernekompetencer, såsom kommunikation, tidsstyring og konfliktløsning.
Vurdering af vurderingsmetoder
En kontorchef har mange opgaver, der ikke er nemme at kvantificere. Af denne grund er en grafisk vurderingskala ikke et passende valg. Grafisk skalaer bruger simple numeriske værdier til at vurdere diskrete jobfunktioner. Tvangsfordeling, også kaldet tvangsrangeringen, vurderingsmetoder er muligvis ikke det passende valg. Tvingede ranking præstationsvurderinger, populariseret af General Electrics tidligere administrerende direktør, Jack Welch, kræver, at rederen skal segmentere arbejdsstyrken i tre grupper. Ved hjælp af tvangsrangeringsmetoden er 20 procent af medarbejderne klassificeret som højtydende medarbejdere, 70 procent er gennemsnitlige kunstnere og 10 procent er medarbejdere, hvis præstationer ikke opfylder forventningerne. Ideelt set er tvangsrangeringsvurderinger en mere effektiv måde at evaluere præstationen af tilsvarende beliggende medarbejdere. En kontorchefs opgaver kan adskille sig væsentligt fra andre medarbejdere. Derfor har kontorchefens position ikke et tilsvarende job, der skal bruges til at gøre sammenligninger til præstationsvurderingen.
Bedste valg
Egnede præstationsvurderinger til en kontorchef kan omfatte målstyring (MBO), essay eller fortælling eller 360 graders vurdering. En kontorchef, hvis mål er klart defineret - såsom at reducere omkostningerne ved kontorartikler med 15 procent over et års periode - kan vurderes ved hjælp af MBO-metoden. MBO evalueringer indeholder medarbejdermål og spore fremskridt som præstationsmarkører i hele evalueringsperioden. En essay eller fortællende præstationsvurdering er mere subjektiv, og det kræver, at bedømmeren bruger en betydelig mængde tid på at skrive passager om medarbejdernes præstationer, præstationsmangler og målopnåelse. Selvom det ofte er svært at lette, er 360-graders præstationsvurderinger værdifulde, fordi de kræver feedback fra kontorlederens jævnaldrende, underordnede og vejledere, som giver en afrundet vurdering af kontorchefens jobpræstation og interaktion med alle niveauer af personale.