7 trin til et papirløst selskab
I et papirløst firma kan du erstatte rækker af arkivskabe og stakke af døde træer med potteplanter og klart plads. Konvertering af eksisterende filer til et elektronisk format gør dem lettere at gemme, dele og søge. Med det rigtige elektroniske backup-system på plads, er et papirløst kontor også sikkert fra tabte eller beskadigede filer.
Få medarbejderindkøb
Hvis dine medarbejdere er tøvende eller modstandsdygtige over for omskifteren til et papirløst kontor, vil du aldrig skifte kontakten med succes. Start diskussioner tidligt og ofte med så mange medarbejdere som muligt om papirløse alternativer til deres nuværende arbejdsgange. Identificer de medarbejdere, der er mest interesserede i at skifte til papirløse, og involvere dem i pilotprojekter for at konvertere dele af virksomheden. For eksempel kan en receptionist blive vant til at sende e-mail-beskeder i stedet for at skrive dem ned.
Pare Down Files
Der er ingen mening i scanning og konvertering af papirarbejde, som du ikke rent faktisk har brug for i første omgang. Start med at sortere eksisterende filskabe eller stabler papir og fjerne forældet materiale, såsom gamle notater eller udløbne manualer, som du bare ikke har brug for. Kontakt din advokat og revisor for at lære, hvor mange års kvitteringer og forretningsdokumenter du skal holde.
Scan og OCR eksisterende dokumenter
Køb en scanner, der leveres med OCR-software, som scanner dokumenter automatisk til søgbare PDF- eller Word-filer. En dobbeltsidet scanner med høj volumen, der accepterer flere papirstørrelser, fra kvitteringer til juridiske ark, skal opfylde behovene på de fleste arbejdspladser. For kontorer, der ikke kan undgå at scanne store mængder dokumenter regelmæssigt, overvej at give hver medarbejder en desktop scanner for at fjerne linjer på en større maskine.
Tilmeld dig papirløs fakturering
De fleste virksomheder tilbyder papirløse faktureringsmuligheder, hvor de sender fakturaer og kvitteringer i stedet for at sende dem. Ikke kun vil dette skære ned på din papirbelastning, men nogle detailhandlere tilbyder endda rabat eller bonusser, hvis du slukker for papirpost. Sørg for, at den udpegede modtager gemmer disse poster på en central placering, ikke i sin personlige e-mail-konto, for at sikre fremtidig adgang.
Skift til elektronisk fax
Online-tjenester som eFax og FaxZero, kombineret med en scanner, kan helt erstatte en traditionel faxmaskine. Udgiv din elektroniske faxmaskine og modtag indgående faxer som e-mail-adresser. Send en fax ved at uploade en scannet eller computergenereret PDF-fil. Disse tjenester kan endda automatisk generere et coverark til dig.
Rydde resterende dokumenter
Kaste år værd af kunde og skattejournaler i skraldespanden tilbage kan være en uventet gave til en tyv eller en nysgerrig konkurrent. Sørg for at tage forholdsregler ved bortskaffelse af scannede dokumenter, f.eks. At ansætte et shredding firma for at ødelægge følsomme poster.
Sikkerhedskopier dine elektroniske filer
Hvis du ikke sikkerhedskopierer dine filer, kan en enkelt fejlet harddisk eller strømstyrke slette hele din virksomhedshistorik. Opret et centralt filarkiv, f.eks. En delt server, og returner indholdet regelmæssigt til en ekstern server uden for webstedet. En geografisk distribueret backupplan beskytter dig mod harddiskfejl samt stedbaserede trusler som jordskælv eller brande.