5 trin i en projektkommunikationsplan i projektledelse

Projektkommunikation er en koordineret indsats fra alle holdmedlemmer, fra projektlederen, som er ansvarlig for den overordnede besked og hvordan den leveres til individuelle holdmedlemmer, der bidrager til processen. Projektkommunikationsplaner følger de grundlæggende spørgsmål om, hvem der vil modtage information, hvilke oplysninger der skal meddeles, hvordan vil information blive formidlet, og hvor ofte og endelig hvem i projektgruppen er ansvarlig for at levere informationen.

Publikum

Projektteamet skal identificere alle målgrupper, der modtager kommunikation. I et stort firma vil informationsteknologisk projektkommunikation, der leveres til tekniske og udviklingshold, variere meget fra information til ledende medarbejdere, mellemledere eller administrativt personale. Andre eksempler på forskellige målgrupper inden for en stor organisation ville være personale udpeget til at udføre slutbrugerprøve eller at skrive slutbrugerdokumentation.

Informationsbehov

Uanset om kommunikation kun distribueres til tekniske eller funktionelle hold eller adressere et bredere publikum, skal hver meddelt udgave være forberedt til en bestemt målgruppe. Hvis der findes en række forskellige målgrupper med forskellige behov, skal indholdet af hver besked også varieres for de tilsigtede modtagere. Et eksempel på informationsteknologi ville være kommunikation af tekniske specifikationer, der skulle leveres til udviklere. De samme oplysninger vil ikke blive leveret til alle slutbruger system testere, kun de ansvarlige for dokumentation.

Medier

Selvom elektronisk kommunikation som e-mail kan være det mest effektive kommunikationsmiddel, er det ikke altid det mest effektive i kommunikationen af ​​projektoplysninger eller at levere træning. Projektteamet skal også overveje nyhedsbreve, video feeds eller webinars. Gruppepræsentationer og rådhusmøder, der giver mulighed for spørgsmål og svar sessioner, kan også gives til at kommunikere projektmål, brugeruddannelse eller projektresultater.

Timing

Kommunikation til ethvert projekt skal starte i planlægningsfasen. Selvom de indledende faser af kommunikationen ikke vil være så robuste som dem, der ligger tæt på projektets afslutning, er det første skridt med udsendelse af planlagte ændringer til enhver infrastruktur eller proces afgørende for at modtage indkøb fra alle parter. Informationsflow skal håndteres af projektteamet i samråd med ledende medarbejdere i en organisation. Denne koordinering er at definere, hvilken information der skal leveres på forskellige punkter under projektets fremskridt.

ansvar

Projektteamet kan være ansvarlig for al projektkommunikation, eller en virksomhedskommunikationsenhed kan opfordres til at yde bistand. Imidlertid håndteres kommunikation, specifikke kommunikationsopgaver skal tildeles i planlægningsfasen af ​​et projekt. Skønt roller kan ændre sig i løbet af projektets levetid, skal der udarbejdes en plan for delegering af kommunikationsopgaver på forhånd.