10 tips til virksomheds e-mail-etikette

Erhvervsemail har alt andet end erstattet korrespondance, men det betyder ikke, at denne hurtigere tilgang til kommunikation skal være mindre professionel end den traditionelle modpart. Business email etikette kan faktisk have flere krav end snail mail, især når det kommer til at udnytte e-mail-funktioner som Forward, CC og BCC.

Brug en informativ emnelinje

Hvis du vælger den rette emnelinje, gør du opmærksom på din email, det er også en smart måde at gøre opmærksom på emnet ved hånden og undgå forvirring. Hvis du skriver til at planlægge et konferenceopkald, er "Con Call" ikke en god emnelinje. "Konferenceopkald med Joe's Warehouse" giver modtagere flere oplysninger og gør det nemmere at søge i din indbakke og henvise filer, når du skal hente noget i fremtiden.

Vær judicious i send til linje

Enhver, der nogensinde har været involveret i en uendelig kæde af en e-mail "svar på alle", indser, at ikke alle skal kopieres på alle e-mails hele tiden. Når du beslutter dig for, hvem der skal modtage din e-mail, spørg dig selv om den person virkelig skal være i løkken. Hvis du planlægger et møde med din administrerende direktør, skal du i det hele taget kopiere din assistent og din chefassistent for at hjælpe med at koordinere processen, men du behøver ikke at løbe i andre, medmindre de har en interesseret indsats i mødet eller resultatet.

Ved hvem at CC

Selvfølgelig er der tidspunkter, hvor det er hensigtsmæssigt at CC eller kopiere flere andre parter. Dette inkluderer når e-mailen er:

  • Find tid til et gruppemøde

  • At bede om input på en ide eller et projektudkast

  • Holder nogen som en projektleder i konversationssløjfen

Mange bruger CC-funktionen til e-mail for at demonstrere for andre, at handling er ved at blive taget. For eksempel, hvis du kontakter en potentiel kunde, kan du få din chef til at angive interaktionen går godt som en høflighed eller FYI.

Brug Blind Copy primært til modtagerens privatliv

Blindkopiering er mere et spørgsmål om sund fornuft end et etikette, men der er tid og sted til brug, især som et privatliv. Hvis du f.eks. Sender en stor gruppe e-mail, siger du til en bestemt klientgruppe, kan du ved hjælp af funktionen BCC gøre modtagerlisten privat. Misbrug ikke funktionen ved at løbe ind i uhensigtsmæssige fester til en samtale, der ser ud til at være privat.

Pas på fremadrettet

Videresendelsen af ​​e-mail er en praktisk, men potentielt farlig forretningsmail-metode, hvis den anvendes ukorrekt. Når du videresender en e-mail, skal du læse indholdet af hele meddelelsen omhyggeligt, især hvis det er en kæde, inden du trykker på Send. I gruppemeddelelser bliver nogle gange tilføjet eller tabt en modtager, især hvis der er en igangværende samtale af følsom karakter. Du vil ikke utilsigtet videresende noget, der viser en samtale eller materiale, der ikke er beregnet til deres øjne.

Brug ikke rutinemæssigt svar til alle

Ligesom uafbrudt CCS og Forward, kan svaret på alle funktioner være nyttigt eller ubehageligt. Overvej, om du virkelig skal svare på alle i en gruppe e-mail, eller hvis uinddragne parter kan slippes fra kæden. Dette er især vigtigt, når du beskæftiger dig med e-mail gruppelister.

Reference vedhæftede filer i din e-mail

E-mail gør det nemt at dele dokumenter, præsentationer, dias og fotos hurtigt. Men når det kommer til at videresende en vedhæftet fil, slipper de fleste systemer vedhæftninger efter en eller to runder for at spare plads på serveren. Hvis du sender en vedhæftning til en person, skal du henvise den til din e-mail og kontrollere, at den er vedhæftet inden afsendelse.

Stop med at sige 'ja'

Og stop med at sige "nej" også. Erhvervsmail er en hurtig måde at spørge kollegerne hurtige spørgsmål på, og mens det kan være nemt at svare med en hurtig ja eller nej, skal du sørge for, at dit svar er klart og ikke kræver præcisering. Hvis nogen spørger to spørgsmål i en email, skal du svare med to svar og gøre din besked præcis.

Overhold grundlæggende nøjagtigheder

Professionalisme er stadig påkrævet i forretningsmails, især når du sender e-mail til overordnede eller kunder, og når du håndterer omhyggelige kundeserviceproblemer. Især skal det første ben i en emailkæde starte med en hilsen som "Hej" eller "Kære." Brug en signaturblok ved afslutningen af ​​din e-mail, der også indeholder din titel og kontaktoplysninger.

Misbruger ikke højprioritetsfunktionen

Vær ikke den dreng, der græd ulv ved at markere alt "Haster." Det er irriterende, og dine kolleger og kunder vil vokse for at genere det. En ændring i dagsordenen for et møde med chefen, der starter om fem minutter, er presserende. Gratis donuts i pauserummet næste fredag ​​er det ikke.

Når det kommer til virksomhedskorrespondance, er det altid bedre at fejle på siden af ​​professionalisme og traditionelle korrespondanceprotokoller, end det er at komme over som flip eller sjusket.

Anbefalet

Hvilke knapper Skubber du til et skærmbillede?
2019
Sådan beregnes hvor mange uger af afskedigelse
2019
Automatiseret dataindtastning i Excel
2019