Hvad er Business Communication?

De vigtigste kategorier af erhvervskommunikation er afgørende for udførelse af grundlæggende operationer og for effektivt at drive og styre en virksomhed. Uden effektive kommunikationsprocesser og værktøjer ville det være svært at drive en virksomhed. Erhvervslivet er yderst konkurrencedygtigt, og de fleste virksomheder står på forkant med kommunikationsteknologien for at sikre, at de modtager og leverer klare meddelelser både internt og eksternt til deres publikum eller kunder. Virksomheder har interne kommunikationsprocesser, eksterne kommunikationsprocesser, marketing og salgskommunikation, formel kommunikation, uformel kommunikation og en række forskellige stilarter til kommunikation i forskellige roller og niveauer af virksomheden. Den måde, hvorpå en virksomhed kommunikerer, har udviklet sig dramatisk med opfindelser og almindelig accept af post, telefoner, internettet og mobiltelefoner. Specielt er internettet og mobiltelefonerne ansvarlige for omfattende ændringer i forretningskommunikationsmodeller internt og eksternt.

Teknologi og kommunikation

Forretningskommunikation sker i flere forskellige formater, der er helt drevet af teknologi. Selvom virksomheder ofte anvender personligt ansigt til ansigt kommunikation til interne møder og ekstern kommunikation, er teknologien fortsat en vigtig drivkraft for de fleste forretninger, der sker uden for personligt møder. For eksempel vil en virksomhed, der rekrutterer, opsætte en stand på en rekrutterings fair for ansigt til ansigt interaktioner. Salgsmøder og præsentationer er også meget almindelige i erhvervslivet. Mens disse interaktioner kan finde sted i mangel af teknologi, er de typisk stadig drevet af teknologi, der er designet specielt til erhvervskommunikation.

Telefoner og internettet skaber nationale og internationale muligheder for virksomheder. Konferenceopkald er standard for erhvervskommunikation, og de forbinder personer og grupper af mennesker på telefonopkald uden et lokationsbaseret krav. En gruppe af individer kan opsætte et konferenceopkald fra deres bestyrelse for at forbinde med en anden gruppe af individer i et andet boardroom. Andre personer med konferencenummer eller en adgangskode kan ringe ind fra lufthavnen, deres hotel eller vejen. Mobiltelefoner har også ændret spillet, hvilket gør det muligt at gøre forretninger på farten med en højhastigheds-telefon og internetforbindelse i en bærbar og bekvem enhed. I verden af ​​smartphones placeres en kalender, konferencelinje, chatrum, videosamtale, e-mail-komponist og læser, søgemaskine og netværksværktøj i din håndflade. Den fleksibilitet, som denne teknologi giver, gør en virksomhed mere effektiv, når ekstern kommunikation er en regelmæssig del af deres tidsplan. Email er også en vigtig teknologi til erhvervskommunikation. E-mail bruges til intern og ekstern kommunikation, salg og til koordinering og deling af dokumenter og medier. Email er virkelig rygraden og tunge løfteren for mange forretningskommunikationer. Ud over e-mail bruges mange apps og enheder til at kommunikere internt på daglig basis.

Intern kommunikation via Apps

Flere apps og programmer findes specifikt til intern virksomhedskommunikation med en vis overlapning i det eksterne. De er designet til holdmiljøer, hvor regelmæssig feedback, spørgsmål og mediedeling er en nødvendighed. Disse apps er hovedsageligt chatrum, hvor enkeltpersoner kan organisere opgaver og hold kan samarbejde og arbejde på projekter. Processen er langt mere effektiv end at gå til hvert kontor eller ringe frem og tilbage hele dagen. Evnen til at arbejde i gruppen eller direkte med andre individer i programmer som Slack og Basecamp bliver almindeligt. Tilføjelse af entreprenører og endda klienter til disse kommunikationskanaler bruges som en metode til strømlining af processer, samtidig med at alle holder på samme side. Evnen til at tilpasse kanaler og skabe grupper omkring specifikke projekter gør disse programmer til et fremragende forretningskommunikationsværktøj.

Kommunikation på højt plan

Kommunikation på højt plan udnytter notater, rapporter, direktiver og initiativer til kommunikation og styring af en virksomhed på tværs af alle niveauer. Større virksomheder er især tilbøjelige til formelle processer baseret på bestyrelsesmøder, feedback fra aktionærer og organisatoriske standarder for kommunikation. Bestyrelsesmøder og -operationer på dette niveau offentliggøres ikke altid eller gennemsigtigt. Dette gælder for outsider og insider viden. En administrerende direktør kan kun sende et notat til afdelingschefer, der er relevante modtagere af oplysningerne. Disse afdelingsleder vil derefter implementere de nye procedurer og praksis ved at instruere og træne deres ledere og medarbejdere. En stor virksomhed fungerer næsten som en regering på de højere niveauer med fortrolige møder og kommunikation, der er beskyttet af juridisk fortrolighed og konkurrencedygtige aftaler. Planlægning på disse niveauer kræver, at kommunikation af følsomme oplysninger og beskyttelse af disse oplysninger fra konkurrenter og potentielle tyve er afgørende for succesen med en stor virksomhed (eller lille for den sags skyld). Big filosofi filosofi og praksis kommunikeres ofte på alle niveauer gennem interne dokumenter, træningsøvelser og møder, men der er forskellige daglige kommunikationsformer og praksis adskilt på tværs af hvert niveau af en virksomhed.

Formelle kommunikation

Formel kommunikationspraksis omfatter kvartalsvise og årsrapporter, virksomhedsdokumenter og alt hvad der har juridiske konsekvenser for virksomheden eller den enkelte, der skaber dokumentet. Rapporter er særligt vigtige for erhvervskommunikation. De viser de store billedtendenser og præstationer. Nogle rapporter forbliver interne og læses kun af medarbejdere, men et børsnoteret selskab vil frigive deres rapporter til offentligheden. Disse rapporter viser indtjening, tab, kapitalinvesteringer og indtjening i kvartalet eller året. De er vigtige for at inspirere investorernes tillid og bevise ydeevne eller forklare mangler. For eksempel kan et kvart vise tab, men virksomheden kan bruge rapporten til at vise, hvor de lavede kapitalinvesteringer, der vil skabe fremtidig vækst, der er større end det midlertidige tab. Andre formelle meddelelser, der anvendes i erhvervslivet, er juridiske dokumenter som ansvarlige undtagelser, ikke-oplysningsaftaler, personalepakker og dokumenter samt officielle rapporter, der leveres til kollegaer og klienter. De fleste møder, forretningsmiddage og situationer, hvor virksomheden er repræsenteret, kræver også nogle formaliteter. Noget negativt sagt eller gjort, når det repræsenterer virksomheden, kan have tilbageslag og konsekvenser. Selv når scenen er en generel underholdning, kræver kommunikationsprocessen et særligt preg for at forblive inden for rammerne af at være formel og respektere de andre involverede parter.

Møder og konferencer

Møder fra ansigt til ansigt er et vigtigt aspekt af forretningskommunikation på trods af tilgængeligheden af ​​kommunikationsspecifikke teknologier. Det personlige møde er værdifuldt og giver enkeltpersoner eller grupper mulighed for at forbinde, opbygge moral og forstå hinanden bedre. Konferencer er en anden form for ansigt til ansigt kommunikation i en semi-formel indstilling. Industrispecifikke konferencer bruges til at tilvejebringe netværksmuligheder, mens de lærer fra ledere inden for den specifikke industri. Konferencer spænder fra lokale netværk begivenheder til store konventioner med booths, leverandører og stående rum kun præsentationer. Disse ansigt til ansigt muligheder giver mulighed for at forbinde på en personlig måde, der simpelthen ikke er muligt på et telefonopkald eller via e-mail. Det gør det også lettere at gøre forretninger med nogen, når du har et stærkt personligt forhold.

Uformelle meddelelser

Uformel kommunikation er noget, der har tendens til at ske naturligt på arbejdspladsen. Du kan kalde det vandkøler eller simpel skøder på kontoret eller på arbejdspladsen, men det er stadig et vigtigt aspekt ved mange job. Evnen til at kommunikere ideer hurtigt og uden en formel proces gør det muligt at lære jobskabelsen. Brainstorming og taler om projekter og proces uden oversigt sporer kreativitet og giver medarbejdere mulighed for at teste ideer, mens de giver og modtager feedback. Hvis kreativitet er et vigtigt aspekt af virksomheden, er det muligt at drive og opmuntre uformel kommunikation ved at skabe et venligt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne er glade og sociale. Mange virksomheder følger udviklingen ved at oprette rekreative områder, cafeterier og andre samlingssteder for at fremme en social atmosfære i virksomheden. Uformel kommunikation er sjældent acceptabel i en kundeorienteret kapacitet, men almindelig chat og sladder blandt venner og bekendte, der ikke er involveret i eller direkte påvirket af virksomheden, er normale og forventede.

Eksterne kommunikationer

Ekstern kommunikation involverer alt kunde og offentlighed. Eksterne kommunikationslinjer har direkte indflydelse på virksomhedens image og det samlede brand. Pressemeddelelsen er en klassisk form for ekstern forretningsmeddelelse. Et firma kan udarbejde pressemeddelelsen for at kommunikere vigtige nyheder, nye produkter eller et svar på enhver god eller dårlig reklame. Det er en mulighed for at sende en besked foran journalisten og et relevant forretningspublikum. Ved hjælp af det samme tidligere nævnte konferencescenarie kan en virksomhed vise en messe eller give præsentationer som en form for ekstern kommunikation. De kan foretage interviews, sponsorere arrangementer og udnytte en række offentlige muligheder for at vokse deres mærke anerkendelse og navn. Andre former for ekstern kommunikation er visitkort, brochurer, hjemmesider og alt, hvad der distribueres og potentielt ses af udenforstående. Virksomhedens hjemmeside og sociale medier profiler er især synlige i det 21. århundrede erhvervsliv. Disse internetkommunikationsmoduler bruges til at vise brandidentiteten, mens der sendes en klar besked om produkter og tjenester til omverdenen. Sociale medier er især udbredt som et eksternt kommunikationsværktøj. Efter at have dannet et publikum kan virksomheden kommunikere enhver meddelelse eller dele medier med det pågældende publikum med det samme.

Kommunikation med Fællesskabet

Fællesskabets begivenheder overlapper hinanden med ekstern kommunikation, men de er beregnet som en form for fællesskabsstøtte, der kan have en positiv indvirkning på virksomhedens image. At sponsorere et lille liga-hold eller en organisation, sponsorere fundraisers og deltage i samfundsorienterede arrangementer, bygger tillid og viser, at virksomheden er et værdifuldt og omsorgsfuldt aktiv i samfundet. Som en bivirkning trækker indsatsen ofte nye og loyale kunder til virksomheden. Der er en fin linje mellem reklame og kommunikation med samfundet gennem støtte og outreach. Tilføjelse af firmanavnet og sloganet til alt, der er beregnet som fællesskabsstøtte betyder, at virksomheden ikke søger en direkte tilbagevenden. Eventuelle tilfældige afkast er fint, men medarbejderne bør ikke være ude hårdt sælgende produkter og tjenester på en fundraiser eller begivenhed. Samfundsfokuset skal være prioriteret i dette scenario.

Kommunikation gennem marketing og reklame

Den endelige form for forretningskommunikation er gennem markedsføring og reklame, som begge er meget almindelige og overlapper med flere af de foregående afsnit. For eksempel er virksomhedswebstedet og brochuren både former for reklame og markedsføring. Det er en ekstern kommunikationsproces, der kræver betalt kapital eller sved egenkapital for at tjene et publikum. Betalede scenarier for forretningsannoncering og markedsføring findes næsten overalt. Tv-reklamer, radioannoncer, online-banner og tekstannoncer, betalte søgeannoncer, billboards og endda de annoncer, der findes over stallen i et offentligt badeværelse, er former for betalt medie. Indtjente medier kræver ikke, at hovedstaden køber et eksisterende publikum fra et netværk eller et sted, men det kræver indsats for at komme foran et publikum. Dette kunne være noget simpelt, som at snurre et forretningsskilt på et gadehjørne eller noget mere komplekst, som at skrive søgemaskine-venligt indhold til at rangere højt, og at drive økologisk trafik til din virksomheds hjemmeside eller sted.

Anbefalet