Hvad kan et Office Supply Tracking System gøre for din virksomhed?

Værdien af ​​et kontorforsyningssporingssystem afhænger af størrelsen af ​​din virksomhed og dit budget for kontorartikler. Men selv et lille kontor kan drage nytte af at holde styr på kontorartikler på en velordnet måde. Uanset om det er gjort ved hjælp af et regneark eller ved hjælp af dedikerede hardware- og softwareløsninger, kan forsyningssporing spare penge og hjælpe med at forhindre nødsituationer.

Office Supply Tracking

Normalt tildeler virksomheder dedikeret lagerplads til kontorartikler. I det enkleste tilfælde er rummet et kontor eller forsyningsskab. Leveringssporing kræver, at du lager dine forsyninger ofte og opbevare optegnelser over, hvilke materialer du har på hånden eller på bestilling. Små virksomheder kan opnå dette med skriftlige eller elektroniske regneark. Et trin op er brugen af ​​en bærbar stregkodelæser til optagelse af nuværende lagerniveauer og overførsel af information til software systemer. Disse systemer kan være dedikeret til sporing af kontorforsyning eller måske integrere med din regnskabssoftware. Virksomheder overdrager normalt en eller flere personer til at være ansvarlige for at styre kontorartikler.

Omkostningsbesparelser

Leveringssporing kan spare penge ved at hjælpe dig med at forhindre overbestilling og styre krympning. Uforskudte virksomheder, der ikke sporer forsyninger, køber ofte flere forsyninger, end de har brug for, fordi de ikke ønsker at løbe tør. Overordnede forsyninger spiser i virksomhedens driftskapital og binder op kontanter, der måske bedre anvendes andre steder. At have for mange forsyninger ved hånden tager op til ekstra lagerplads og kan friste medarbejdere, der ved, at virksomheden ikke sporer forsyninger. Ifølge en Harris Interactive poll fra 2006 indrømmer 58 procent af kontormedarbejdere at stjæle kontorartikler. Overbestilling skaber også unødvendige ekstraomkostninger i forbindelse med køb, forsendelse og udpakning. Når det integreres med dit indkøbssystem, kan forsyningssporing hjælpe dig med at afdække problemer med bestemte leverandører, f.eks. Korte eller forsinkede forsendelser.

Mulighed for omkostninger

En virksomhed, der ikke sporer sine kontorartikler, er sårbar over for udlag. En mangel på papirclips kan ikke være så dårlig, men antage, at du løber tør for printerpatroner midt i forberedelsen af ​​tidsfølsomme dokumenter, som f.eks. Salgsforslag. Den spildte tid, der er involveret i at køre til butikken - forudsat at din virksomhed er tæt på en åben butik - er en mulighedskurs. En større mulighed omkostning opstår, hvis du savner en deadline, fordi du manglede kritiske forsyninger. Hvis du f.eks. Skal indsende et trykt bud for en konkurrencedygtig kontrakt, kan manglen på printerblæk eller det korrekte papir forhindre ændringer i sidste øjeblik, eventuelt underminere din succes. Supply tracking kan spare disse muligheder omkostninger ved at hjælpe dig med at sikre, at du ikke løbe tør for kritiske forsyninger.

Stordriftsfordele

Ved at kende dine udnyttelsesgrader kan du forudsige dine indkøbsbehov og bruge disse oplysninger til at placere bulkbestillinger. Omkostningerne ved at have en stor mængde af visse forsyninger ved hånden kan blive opvejet af salgsrabatter og reducerede eller gratis forsendelsesafgifter for store ordrer. Du kan endda deltage med andre lokale virksomheder og danne en købsgruppe for at øge dit købsvolumen og de dermed forbundne rabatter. Kun ved at spore kontorartikler og kende dine brugskrav kan du sikre, at store ordrer giver økonomisk mening.

Disciplin

En immateriel, men reel fordel ved forsyningssporing er den besked, den sender: Virksomheden er omkostningsbevidst og disciplineret. En tilfældig styring af kontorartikler kan være symptomatisk for langt mere alvorlige problemer inden for en organisation. Det er svært at opmuntre effektiviteten blandt dine arbejdere uden at sætte eksemplet på effektiv kontorforvaltning. Hvis du er dedikeret til at anvende "bedste praksis" i alle aspekter af din virksomhed, vil dine kontrolsporingsprocedurer afspejle denne dedikation og give dig en objektlærning til dine medarbejdere vedrørende din ledelsesfilosofi.