Hvad er de vigtigste ansvarsområder for administrative assistenter og HR-assistenter?

Administrative og menneskelige ressourcer assistenter understøtter kontorafdelinger og i nogle tilfælde specifikke ledere eller ledere. Undertiden kaldes sekretærer, assistenter udfører kontorlige opgaver, såsom at lette kommunikationen, holde optegnelser og fastsætte aftaler, selvom ansvaret for en administrativ assistent kan variere betydeligt afhængigt af den industri, hvor han arbejder. Personaleassistenter er ofte mere standardiserede, men der er stadig masser af plads til leeway afhængigt af instituttets prioriteter og ressourcer.

Tilrettelæggelse af virksomhedskommunikation

Begge typer assistenter spiller ofte en afgørende rolle i en afdelings kommunikation. En assistent kan udarbejde og sende e-mails på vegne af afdelingens ledelse, styre korrespondance sendt til en afdelings email adresse og fungere som en forbindelse mellem en afdelingsleder og andre medarbejdere, kunder eller kundeemner. Assistenter er ofte ansvarlige for at åbne, læse og styre postforsendelser, der ankommer til kontoret og ikke er adresseret til en bestemt person.

En assistent kan også blive bedt om at skrive og opdatere en afdeling eller virksomhedsblog, der enten deles internt eller gøres tilgængelig for offentligheden. HR-assistenter kan især være ansvarlige for overvågning og opdatering af interne virksomhedsdokumenter, som f.eks. Medarbejderhåndbøger og meddelelser om ferieredag, eller udstationering af oplysninger om sundhed og sikkerhed på en medarbejderopslagstavle.

Oprettelse og vedligeholdelse af optegnelser

Administrative og HR-assistenter spiller ofte en vigtig rolle i opbygningen og vedligeholdelsen af ​​kontorrekorder. HR-assistenter er ofte ansvarlige for at indsamle og organisere medarbejderpapirarbejde, såsom jobansøgninger, ansættelseskontrakter og fordele. Administrative assistenter forvalter både kopi og digitale optegnelser ved at holde dem organiserede og let genoprettelige.

Begrænsede bogholderiopgaver

I nogle tilfælde kan en assistent tage ansvar for begrænsede bogføringsopgaver, som f.eks. At opretholde et regneark for et afdelingsbudget. Assistenten kan også være ansvarlig for at indsende kontrolanmodninger og fakturaer til regnskabsafdelingen samt håndtering af medarbejderudgiftskontoanmodninger.

Gennemførelse og rapportering om forskning

Assistenter er ofte forpligtet til at gennemføre forskningsprojekter og derefter organisere, rapportere om og opretholde alle indsamlede oplysninger. Eksempler på de typer forskningsprojekter, som en assistent kan påtage sig og styre er:

• Oplysninger om større konkurrenter

• Relevante industrielle love og forskrifter
• Kontaktoplysninger til faglige foreninger
• Detaljer om større kunder, som f.eks. Fødselsdage og jubilæum

HR-assistenter kan også undersøge potentielle ansættelser, herunder reference, sociale medier og baggrundskontrol. Både HR og administrative assistenter kan også bruge tid på at søge jobbrættet og genoptage udstationeringssteder i håb om at finde kandidater til åbne stillinger.

Ombordstigning af nye medarbejdere

Mens HR-assistenter ofte er mere involverede i ombordstigning og offboarding af ansatte end administrative assistenter, er begge sandsynligvis involveret i at byde nye hyringer og hjælpe arbejdstagere, der forlader virksomheden. HR-assistenter kan f.eks. Være ansvarlige for at give en ny medarbejder oplysninger om fordele og kontorpolitikker. HR-assistenten vil også arbejde med den nye leje for at gennemføre det nødvendige papirarbejde for at kvalificere sig til og modtage fordele, såsom forsikring.

Administrative assistenter kan på den anden side tage ansvar for at indføre en ny medarbejder til sine nye medarbejdere, vise hende rundt på kontoret og bringe hende hurtigt på placeringen af ​​interne filer og optegnelser. Administrativ assistent kan også fungere som en forbindelse mellem den nye leje og it-afdelingen og få hende oprettet med en computer og e-mail-adresse.

Hjælpe med afgang af medarbejdere

På tidspunktet for medarbejderens afgang kan HR-assistenten foretage et udgangssamtale, give oplysninger om afslutning af ydelser eller udvide dem gennem programmer som COBRA, og i nogle tilfælde overvåge medarbejderen, når han renser sit skrivebord. En administrativ assistent kan kommunikere afgang til it og bygge sikkerhed, så den tidligere medarbejders e-mail lukkes ned og opbygge nøglekort deaktiveret.

Andet understøttende arbejde

Andre opgaver udført af assistenter afhænger i vid udstrækning af behovene hos en bestemt virksomhed, afdeling eller assistentens overordnede. Andre opgaver kan omfatte:

• Booking rejser til afdelingens personale, jobkandidater eller udenfor besøgende

• Gennemførelse af første telefoninterviews med jobkandidater
• Koordinerende afdeling særlige arrangementer, såsom ferie parter
• Bestilling kontorartikler