Hvad er de vigtigste trin i Scope Statement Processen?

Når et hold er tildelt et projekt, er det bedst for alle involverede at blive enige om, hvad projektet gør og ikke indebærer. Indtast projektoversigten. Skrevet i et projekts planfaser beskriver beskrivelsen grundigt projektet, sætter grænser og angiver, hvad projektet skal levere. Erklæringen beskriver også projektets kontekst - dens grund til at være og eventuelle faktorer der kan påvirke det. Når alle er enige med erklæringen, kan projektet fortsætte.

Skabeloner

Organisationer har undertiden skabeloner, retningslinjer eller tidligere projekters anvendelsesområde-erklæringer på filen, og hvis de eksisterer, bør disse høres. De kan angive forventninger og foretrukne formater, der også tjener som en påmindelse om oplysninger, der skal medtages i erklæringen.

Preliminary Scope Statement

En førstegangsbegrænsning med bare-knogler giver folk en chance for at afveje på et projekts parametre. Det omfatter ikke minut detaljer, men skal dække det, der er kendt om projektet: hvorfor det foregår, forventet arbejde, spillerne, hvad er inden for og uden for projektets omfang og resultater. Forudsætninger og kontekst - faktorer, der sandsynligvis vil have indflydelse - går også ind. Også inkluderet bør være en objektiv foranstaltning, som når den er mødt, signalerer, at projektet er klar til levering. Det foreløbige anvendelsesområde vil udvikle sig, da forventningerne hæves og erklæringen formaliseres.

Information Indsamling

Nogle informationsindsamling var nødvendig for at skrive den foreløbige anvendelsesområde. Nu, før du går videre til den formelle anvendelseserklæring, bliver information og dokumentation prioriterede. Stol på know-how fra eksperter og konsulenter involveret i projektet at bidrage med detaljer, der vil gøre erklæringen specifik og realistisk. Alt, der er samlet, vil blive inkluderet i den afsluttende rammeopgørelse sammen med bilag, der hjælper med at gøre erklæringen den endelige vejledning til projektet.

Soliciting Input

At skrive den indledende erklæring og trække sammen de relaterede oplysninger skaber en intim bekendtskab med projektet. Bevæbnet med det kan projektgruppen opdatere den foreløbige erklæring, præsentere den for projektsponsor eller klient og anmode om input. Målet er, at holdet fuldt ud forstår klientens behov og forventninger. Holdet kan opdage, at klienten har en "ønskeliste". Nogle ønsker kan være korrekt inkluderet i anvendelsesområdet, mens andre ikke bør være. Det kan være klogt at udelukke disse emner specifikt på erklæringen uden for projektets anvendelsesområde.

Formelt anvendelsesområde

Efter at have samlet oplysninger, raffineret den foreløbige erklæring og interviewet klienten, er det tid til at tackle den formelle anvendelseserklæring. Denne indsats skal være specifik, detaljeret og grundig med supplerende dokumenter og referencer inkluderet. Erklæringen skal være titlen og dateret.

Client Acceptance

Erklæringen skal distribueres til alle involverede, og kunden eller sponsoren skal acceptere den udfyldte version. Aftale til en detaljeret rækkeklaration vil bidrage til at afholde fristelsen til senere at øge omfanget, hvilket kan påvirke færdiggørelsestid, omkostninger og resultat.

Statement Updates

Opgørelsen vil sandsynligvis have brug for opdateringer, da projektet skrider frem. Justeringer af ændrede omstændigheder og nye oplysninger kræver en ny version af erklæringen. For at undgå forvirring bør disse opdateringer mærkes som sådan med datoen for revisionen inkluderet.