Key Writing Strategies in Business

Nøgle skriftlige strategier i business help kommunikation. At vide, hvordan man laver et vigtigt brev eller dokument forbedrer en leders eller medarbejderens værdi til organisationen. Virksomhedsskrivning kræver omhyggelig forskning, tanke og disciplin. Forfatteren kan oprette flere udkast, før en endelig version er klar. Det er vigtigt ikke at skynde sig med at skrive forretninger, fordi kommunikationsfejl i erhvervslivet er potentielt pinligt og kostbart, hvis de resulterer i tabte muligheder, forvirring blandt medarbejdere eller kundens utilfredshed.

Tone

Valg af den korrekte tone er afgørende for virksomhedens skrivning. Purdue University rapporterer, at tonen afspejler forfatterens holdning og tilgang til meddelelsen og læseren. En tone, der er hård og skyndt, kan forringe meddelelsen og formidle et utilsigtet tema. Erhvervsbreve, notater og rapporter skal afspejle tillid, oprigtighed og høflighed. Forståelse af årsagen til korrespondancen hjælper med at indstille den rigtige tone. En varm og venlig tone er velegnet til at lykønske en medarbejder med en præstation, men en reprimand kræver en tone, der er klar, direkte og autoritativ. Negative meddelelser som en reprimand bør ikke angribe personen, men i stedet fokusere på de handlinger, der forårsager reprimand.

Sprog

Ikke-diskriminerende sprog er bedst for business writing. Et forretningsdokument skal undgå stereotype udtryk eller sætninger, der indebærer køn. For eksempel er det ukorrekt at sende en part invitation til "ledere og deres koner." Det indebærer, at kun mænd er ledere. Invitere "ledere og deres ægtefæller" er ikke-diskriminerende. Det er også bedst at bruge neutrale jobtitler, når det er muligt, f.eks. "Formand" i stedet for "formand", når forretningsforfatteren ikke ved, om formanden er mand eller kvinde.

Det hensigtsmæssige

Forretningsforfattere bør som regel undgå komplekse udtryk og sætninger, medmindre de skriver for et bestemt publikum, der er bekendt med betingelserne. En sygeplejerske, der skriver en anden sundhedsvæsenets tjenestemand, kan bruge ord og sætninger, der ikke passer til et lignende notat til patienten. Normalt er det bedst at holde generel forretningsskrivning ren og enkel.

Grammatik

Fejl i stavning, tegnsætning eller sætningsstruktur ødelægger business writing, selvom forfatteren følger lydstrategier på alle andre områder. Folk, der skriver forretningsdokumenter, bør stræbe efter perfekt grammatik. At få fakta korrekt er ligeså vigtigt. Det omfatter stavning af alle navne korrekt og dobbelt kontrol af fakta som datoer, tider og steder.