Vigtigheden af teknologiintegration på tidsstyring
Det er ingen hemmelighed, at teknologi kan hjælpe med at holde arbejderne på opgave og forbedre deres tidsledelsesfærdigheder - bare forestil dig hvor lang tid det plejede at tage for at sende en besked til nogen via posttjenesten, i modsætning til den øjeblikkelige tilfredsstillelse af e-mail. Men da du forsøger at afdække vigtigheden af teknologi på tidsstyring, skal du også undersøge måder, hvorpå teknologien ikke kommer i vejen.
papirarbejde
Forestil dig de papirhuller, der plejede at kaste kontorer, aviser og næsten alle andre forretninger. Med fremkomsten af teknologi er der ikke længere behov for alt det rod, der kræver manuel katalogisering for at finde det rigtige stykke. Teknologi - herunder endda den mest basale e-mail- eller tekstbehandlingssoftware - giver os mulighed for at beholde samme information i et digitalt format, og bedst af alt giver os mulighed for at søge efter det efter titel og søgeord, så det er der, når vi har brug for det. Evnen til hurtigt at finde informationen, når vi har brug for det, er en stor tidsbesparende.
kalendere
Mange virksomheder og enkeltpersoner finder stor succes i at styre tid ved at bruge online planlægning, kalendere og tidur teknologi. En kalender, der holdes på en personlig enhed som f.eks. En iPhone eller BlackBerry, kan synkroniseres med en større virksomhedskalender eller forretningskalender, hvorved du sparer tid for at indtaste oplysningerne på flere steder eller skal informere medarbejdere om dit opholdssted. Ved at bruge disse værktøjer ved andre arbejdstagere, når du er i eller uden for kontoret, når du har et møde oprettet og andre oplysninger, der holder dem fra at bruge tid til at spore dig.
Udfordringer
Der er ingen tvivl om, at antallet af produktivitets- og planlægningsværktøjer derude er mange - i virkeligheden kan der være så mange, at teknologien selv kan komme i vejen for produktiviteten. Ifølge en undersøgelse fra forskningsfirmaet Basex er arbejdstagerens gennemsnitlige opmærksomhed omkring tre minutter, så udfordringen er her at bruge de værktøjer, du har brug for, og at være opmærksom på tidskræftere forklædt som tidsstyringsværktøjer. Hvis du f.eks. Bruger Tweets eller Instant Messages til at sende noter til medarbejdere, skal du ikke blive fanget i at se på tweets eller IM'er af en flok mennesker, der ikke har noget at gøre med opgaven ved hånden. Brug blot værktøjet til det arbejdsrelaterede formål.
Måder at forbedre
Det er vigtigt at holde nogle ting i tankerne for at gøre dine værktøjer ikke ender med at koste dig endnu mere tid. For det første, medmindre du er et firma, der har specialiseret sig i at forblive på forkant med teknologien, må du ikke være den første til at teste et nyt teknologisk værktøj. Nye programmer - nogle gange kaldet beta udgivelser - er ofte fyldt med fejl, der skal udarbejdes af det første sæt brugere. I stedet vente på en senere udgivelse af denne teknologi. Udvikle også en tidsplan for dig og andre medarbejdere. Kortlægge dine dage på samme måde som du kortlægger din daglige kalender bestemme, hvor meget tid du vil bruge på e-mail, Facebook og læs nyhederne, og hold fast i disse tider. Planlæg også en regelmæssig vurdering af, hvad der virker, og hvad der ikke er; du vil ikke holde en teknologi rundt, hvis det faktisk koster dig mere tid.