Betydningen af ​​en PMO i porteføljestyring

Et projekt er en samling opgaver designet til at skabe et nyt produkt, infrastruktur, service eller resultat inden for en bestemt periode. En projektportefølje er en samling af projekter. Et selskab kan have flere projektporteføljer af teknologi, kvalitetskontrol og personaleprojekter. Projektporteføljeforvaltning er den centrale forvaltning af projektporteføljer og ansvaret for projektet eller porteføljeforvaltningen (PMO).

Grundlæggende: Struktur

PMO-strukturen afhænger af virksomhedens størrelse og antallet af igangværende projekter. For eksempel kan en stor offentlig organisation have flere PMO'er bemandet med snesevis af ansatte, mens en lille virksomhed muligvis har en uformel PMO-struktur, der hovedsagelig er deltidsansatte. PMO-lederen rapporterer normalt til ledende medarbejdere, som den øverste driftsleder. PMO-personale kan omfatte porteføljeforvaltere, projektledere og projektanalytikere sammen med administrativt personale.

Samordning

PMO er normalt det centrale koordineringskontor for virksomhedens projekter. Det gør beslutninger om ressourcefordeling efter at have taget hensyn til virkningen på hele virksomheden. For eksempel kan det flytte ressourcer mellem to projekter for at sikre, at de begge er på skema. På samme måde kan det flytte udstyr eller midler mellem ressourcebegrænsede projekter for at sikre rettidig projektafslutning.

Implementering

PMO'er spiller en vigtig rolle i porteføljeimplementeringsprocessen, som normalt starter med en liste over levedygtige projekter. PMO-analytikere kan bruge cost / benefit-analyse til at hylle ned på denne liste til et eller to projekter, der giver mest afkast. Cost / benefit-analyse bestemmer nettoomkostninger eller fordele ved at gennemføre et projekt. Det næste skridt er at afgøre, om der er tilstrækkelig kapital og menneskelige ressourcer til rådighed for at styre de eksisterende projekter.

Ud over at tildele ressourcer blandt projekter kan PMO'er udlåne erfarne projektledere til at fungere som interne konsulenter og mentorer om kritiske projekter. De kan bringe et nyt perspektiv på problemer og arbejde med projektgruppen for at løse disse problemer.

Problemer

PMO'er garanterer ikke projektsucces. Eksempelvis kan et projekt falde bag tidsplanen på grund af ændringer i sidste øjeblik, som kunden kræver, eller hvis produkttest afslører et kvalitetsproblem, der kræver et større redesign. PMO'er er omkostningscentre, hvilket betyder, at de ikke tjener penge. Derfor skal de kontrollere omkostningerne og tilføre værdi til igangværende projekter for at opretholde administrationsstøtte. En vellykket PMO er støttende, ikke påtrængende. Det passer inden for virksomhedskulturen og fungerer som en videnskabelig ressource for projektmedarbejdere.