Betydningen af ​​informationssystemer i en organisation

For at få størst mulig gavn af virksomhedens informationssystem skal du udnytte al sin kapacitet. Informationssystemer får deres betydning ved at behandle data fra virksomhedens input for at generere oplysninger, der er nyttige til styring af dine operationer. For at øge informationssystemets effektivitet kan du enten tilføje flere data for at gøre informationen mere præcis eller bruge oplysningerne på nye måder.

Kommunikationssystemer

En del af ledelsen samler og distribuerer information, og informationssystemer kan gøre denne proces mere effektiv ved at give ledere mulighed for at kommunikere hurtigt. E-mail er hurtig og effektiv, men ledere kan bruge informationssystemer endnu mere effektivt ved at gemme dokumenter i mapper, som de deler med de medarbejdere, der har brug for oplysningerne. Denne form for kommunikation gør det muligt for medarbejderne at samarbejde på en systematisk måde. Hver medarbejder kan kommunikere yderligere oplysninger ved at foretage ændringer, som systemet følger med. Lederen samler indgangene og sender det nyligt reviderede dokument til sin målgruppe.

Operations Management

Hvordan du styrer din virksomheds aktiviteter afhænger af de oplysninger, du har. Informationssystemer kan tilbyde mere komplette og nyere informationer, så du kan drive din virksomhed mere effektivt. Du kan bruge informationssystemer til at opnå en omkostningsfordel i forhold til konkurrenter eller at differentiere dig selv ved at tilbyde bedre kundeservice. Salgsdata giver dig indsigt i, hvilke kunder der køber og lader dig lager eller producere varer, der sælger godt. Med vejledning fra informationssystemet kan du strømline dine operationer.

Beslutningsprocesser

Virksomhedsinformationssystemet kan hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger ved at levere alle de oplysninger, du har brug for, og ved at modellere resultaterne af dine beslutninger. En beslutning indebærer at vælge et handlingsforløb fra flere alternativer og udføre de tilsvarende opgaver. Når du har nøjagtig, opdateret information, kan du gøre valget med tillid. Hvis mere end et valg ser tiltalende ud, kan du bruge informationssystemet til at køre forskellige scenarier. For hver mulighed kan systemet beregne nøgleindikatorer som salg, omkostninger og overskud for at hjælpe dig med at bestemme hvilket alternativ der giver det mest fordelagtige resultat.

Journalføring

Din virksomhed har brug for optegnelser over sine aktiviteter til økonomiske og lovgivningsmæssige formål samt for at finde årsagerne til problemer og tage korrigerende handlinger. Informationssystemet gemmer dokumenter og revisionshistorier, kommunikationsregistre og operationelle data. Tricket til at udnytte denne optagelseskapacitet er at organisere dataene og bruge systemet til at behandle og præsentere det som nyttig historisk information. Du kan bruge sådanne oplysninger til at forberede omkostningsoverslag og prognoser og analysere, hvordan dine handlinger påvirker nøglefirmaindikatorerne.