Betydningen af ​​at dokumentere verbale samtaler

I modsætning til store organisationer har små virksomheder typisk ikke ansættelsesretlige eksperter på personale eller en sofistikeret personaleafdeling, der bruges til at klare medarbejderklager og påstande. Men hvis din medarbejder indgiver et krav mod virksomheden, er bevisstandarderne ikke mindre strenge for et lille firma end for en virksomhedskæmper. I lovens øjne er det ikke sket, hvis det ikke er dokumenteret. Besatte små virksomhedsledere skal lære, hvilke verbale samtaler der er kritiske for at dokumentere, og den bedste måde at gøre det på.

Hvorfor dokumentation er vigtigt

Uden dokumentation bliver en medarbejders påstande en "sagde han, " sagde hun "scenarie, uanset hvordan man fremstillede historien. Dokumentation er kritisk til at afvise krav om uretfærdig, diskriminerende og gengældelsespraksis, og omhyggelige registreringer af hver rådgivningssession med en dårlig performer kan modbevise enhver påstand om, at han var en stjernelønnet medarbejder. Dokumentation berettiger, at dine handlinger og kommunikation var legitime og taget ud af forretningsbehov. Det hjælper også dine medarbejdere til at forbedre. En medarbejder, vred på dine udtalelser eller fokuseret på at forsvare sin stilling, må ikke lytte til den besked, du forsøger at formidle. Men at give skriftlig dokumentation af din samtale til medarbejderen styrker dine udtalelser ved at lade ham besøge informationen, når han er roligere.

Hvad skal dokumenteres

Visse former for verbal kommunikation på arbejdspladsen skal altid dokumenteres. For eksempel skal en mindre virksomhedsleder registrere skriftligt alle rådgivningssessioner og verbale advarsler givet til en medarbejder. Vurdere andre former for kommunikation - såsom voicemails, face-to-face møder og konferenceopkald - for at afgøre, om de er vigtige nok til at dokumentere. Du må ikke dokumentere hver mundtlig kommunikation - eller du ville aldrig have tid til det egentlige arbejde - men beslutninger, handlinger og andre kritiske samtaler skal registreres. I nogle tilfælde afhænger medarbejderen af, om du skal dokumentere samtalen. Du kan for eksempel ikke transkribe en telefonsvarer, der informerer dig om, at en medarbejder sidder fast i trafikken, hvis det er en isoleret begivenhed. Men denne type dokumentation ville være vigtig, hvis du planlagde at disciplinere medarbejderen for løbende tardiness.

Sådan dokumenterer du verbale samtaler

Opret et skriftligt dokument, memorandum eller e-mail til hver vigtig samtale, verbal advarsel eller rådgivningssession. Inkluder hvem der var til stede for samtalen, et resumé af de centrale spørgsmål, der blev drøftet, og svarene fra medarbejderen. Dokumentet skal også fremlægge eventuelle gensidigt aftalte løsninger, fremtidige revisionsdatoer og konsekvenser for manglende forbedring. Noteringer til dig selv er bedre end ingenting, og e-mails til en anden leder, der bekræfter din samtale med medarbejderen, er endnu bedre, men den mest effektive dokumentation er noget, du formelt deler med medarbejderen. Vedligeholde en kopi af dokumentationen i din vejledningsfil til fremtidig reference.

Dokumentation Fejl at undgå

Inkluder datoen for hvert dokument, du opretter. Ideelt set skal du bruge et system, hvor datoen ikke kan bestrides - f.eks. En tidsstemplet e-mail - for at kontrollere, at dokumentationen blev oprettet på tidspunktet for hændelsen. Uden en dato kan din dokumentation være værdiløs som bevis. Kræv en medarbejder om at underskrive din skriftlige dokumentation for at anerkende hans kvittering for dokumentet. Undlader at kræve en underskrift eller få andre bevis for levering - såsom en kvittering for kvittering eller underskrevet servicebevis - gør det muligt for medarbejderen at hævde, at han aldrig var opmærksom på problemerne.