Idéer til at starte et møde

Et forretningsmøde er en tid, hvor folk deler ideer over et bestemt emne og forsøger at udvikle løsninger på problemer. En af udfordringerne er at finde måder at effektivt starte et møde. Hvert møde skal have en formand, der har ansvaret for mødet. Formanden skal træffe visse foranstaltninger for at få mødet til den rigtige start.

Dagsorden

Mindst to uger før dit møde er planlagt, cirkulere en dagsorden til hver deltager. Dagsordenen redegør for mødeplanen, de emner, der skal dækkes, og hvem der skal tale. Hvis dagsordenen ændres, skal du straks udstede et ændringsnotat til deltagerne. Opmuntre deltagerne til at studere dagsordenen og udarbejde spørgsmål eller præsentationsmateriale på forhånd for at lette et smidigt møde.

Starttidspunkt

Formanden bør være i mødefaciliteterne mindst 10 minutter tidligt, hvis rumplanlægning tillader det, at oprette mødet og forberede uddelingsmaterialer. Dagsordenen giver starttidspunkt for mødet, og et godt møde starter på det planlagte tidspunkt. Et møde, der forsinkes eller udskydes, kan give deltagerne følelsen af, at emnet ikke er vigtigt. Nogle deltagere ændrer deres tidsplan for at afholde mødet, så tidligt tilbyder et højt niveau af professionel høflighed.

Grundregler

Før mødet begynder, bør formanden hurtigt gennemgå grundreglerne for mødet. Formanden skal anerkende andre for at tillade spørgsmål og input. Enhver, der konsekvent taler ud af tur eller afbryder mødet med udbrud vil blive bedt om at forlade mødet. Ved at dække grundreglerne lige ved begyndelsen af ​​mødet etableres møde decorum og hjælper med at flytte mødet hurtigt.

Anmeldelse

Hvis mødet er en i en regelmæssig serie, er det en god ide at gennemgå minutter fra det foregående møde før start. Dette hjælper med at minde deltagere i tidligere foretaget virksomhed og eventuelle vigtige meddelelser, der blev foretaget ved den sidste indsamling. Hvis mødet ikke er en del af en serie, skal formanden starte mødet med en kort oversigt over formålet med mødet og hvad deltagerne håber at opnå i løbet af mødetiden.