Sådan sporer du tidsfølsomt arbejde

Virksomheder, der arbejder for kunderne, er ansvarlige for at gennemføre projekter på budgettet og i tide. Der er ofte et bestemt antal timer tildelt opgaver på hvert projekt, og en holdleder skal sørge for at hans hold holder sig til disse timer, samtidig med at projektet gennemføres i antallet af tildelte dage. Der er en effektiv måde at planlægge og styre tidsfølsomt arbejde ved hjælp af Microsoft Word og Outlook.

Oprettelse af produktionsplanen

1.

Åbn Microsoft Word og opret et nyt dokument.

2.

Opret et bord med to kolonner og så mange rækker som der er opgaver i projektet. I Microsoft Word 2008 og nyere versioner findes tabelfunktionen i menuen Indsæt.

3.

I den venstre kolonne angives den dato, en opgave skal udfyldes.

4.

I den højre kolonne beskrives den opgave, der skal udføres, hvem der er tildelt og hvor mange timer de har til udførelse. For eksempel "Dave (2 timer) for at oprette projekt brief" eller "Sarah (6 timer) for at oprette nye diagrammer."

5.

Gentag de to foregående trin for hver opgave, der kræver færdiggørelse.

Deling og vedligeholdelse af produktionsplanen

1.

E-mail hele projektgruppen den fulde tidsplan. Bed gruppemedlemmerne om at gennemgå tidsplanen og stille spørgsmål, som de har foran om potentielle konflikter eller bekymringer.

2.

Afhængigt af projektets tidslinje, i begyndelsen af ​​hver dag eller hver uge, skal du kopiere og indsætte opgaverne for den pågældende periode i emnet. Send dette til projektteamet som en påmindelse om, hvad der skal udfyldes.

3.

Hver dag går du ind i den oprindelige Microsoft Word-tidsplan. Brug funktionen strikeout-skrifttype i hovedmenuen Hjem, kryds udgaver, der er gennemført. Dette hjælper projektledelsen med at holde tabs på fremskridt.

Planlægning påmindelser, Check Ins og møder

1.

Fremhæv alle faser af produktionsplanen, der indebærer et møde eller en større frist.

2.

Opret en outlook kalender udnævnelse for hvert holdmedlem involveret i disse faser. For eksempel, hvis en designer skyldes at sende en fil til den kreative direktør til gennemgang, planlæg en påmindelse for både designeren og den kreative direktør med titlen "Aflever designfiler til første anmeldelse."

3.

Hvis folk er resourced over flere projekter og tiden er stramt, kan Outlook bruges til at blokere tid på deres tidsplaner, så de ikke er tildelt til andre møder. Eksempelvis kunne projektledelsen skabe en dagslang udnævnelse til en ingeniør med titlen "Revise and Finalize Specs for Client Handoff."

Ting, der er nødvendige

• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook

Tip

• Bed hvert teammedlem om at tjekke ind eller kopiere holdlederen, når han gennemfører en opgave. Dette holder alle på samme side. Hvis holdets leder ikke hører noget om en bestemt opgave, signalerer det til ham, at han skal checke ind.

Advarsel

• Som med ethvert projekt kan tidslinjer skiftes mens de er i gang. Det er vigtigt for et holdmedlem eller projektet at føre ejerskab og spore det tidsfølsomme arbejde, så de vigtigste trin og deadlines ikke går glip af.