Sådan sporer du en lægepåtegning
Kundefordringer er det beløb, dine kunder skylder dig ved regnskabsperiodens afslutning. De opstår, når du giver dine lægehjælp på kreditvilkår. Kontinuerlig sporing af dine tilgodehavender gør det lettere at udbetale din gæld. Din medicinske virksomhed risikerer at akkumulere tab ved misligholdelse af dine tilgodehavender. Som sådan kommer beslutningen om at tilbyde dine sundhedsydelser på kreditvilkår med det ekstra ansvar for at administrere kundefordringer.
Rettidig fakturering
Forbered og send dine fakturaer straks efter at have lavet lægehjælp på kredit. Hver faktura skal have kundens navn, kontonummer, transaktionsdato, beskrivelse af de ydede lægelige ydelser, eventuelle rabatter og totalbeløb. Disse detaljer vil være meget afgørende for at spore dine tilgodehavender efter overførsel til dine salgsklubber og generalkonti. Fakturaer er også nyttige i tilfælde af fejl eller uoverensstemmelser, såsom overcharges og undercharges, der måtte opstå i fremtiden. Lav opfølgende opkald for at bekræfte, at dine kunder har modtaget deres fakturaer.
Aged Debitors Report
En aldersgældsrapport er en tidsplan for dine skyldnere, det beløb, som hver kunde skylder og forfaldne datoer for gælden. Forbered en gammel debitor rapport i et computer regneark. Rapporten skal have kolonner til dato, kundenavne og kundekonto koder samt 30 dage, 60 dage, 90 dage og 120 dages kolonner. Skriv dine kunder i rækkerne i alfabetisk rækkefølge for at lette lettere kontrol. Spring over to rækker efter det sidste klientnavn og indsæt ordene "Samlede beløb". Marker den tilstødende celle på 30-dages kolonnen, og klik på AutoSum på din regnearkmenu for at få de samlede kundefordringer i 30-dages perioden. Gentag proceduren til 120-dages kolonnen. En sådan aldersgældsrapport opsummerer hver kundes fakturaer og giver dig mulighed for at spore indsamlingen af gælden, som de bliver forfalden. Hvis en faktura, der forfalder til betaling 60 dage fra datoen for salget, for eksempel overstiger 90 dage, bør det opstå en alarm, så du kan sende påmindelse breve eller e-mails for at anmode om betaling. Enhver gæld, der forbliver udestående i mere end 120 dage, bør udløse mere aggressive handlinger som engagerende indsamlere eller sagsøgte debitorer.
Overvågningspriser for samling
Ifølge hjemmesiden Principles of Accounting.com kan du bruge kundefordelingsomsætningsforholdet til at overvåge din gældssats. Forholdet viser antallet af gange, hvor du kunne konvertere dine tilgodehavender til kontanter i regnskabsperioden. For at beregne din kundefordelomsomsætning fordeler du dit netto kreditsalg med dit gennemsnitlige nettotilgodehavende. Den gennemsnitlige nettofordring er summen af dine nettofordringer i begyndelsen og slutningen af perioden divideret med to. For eksempel, hvis dit netto kreditsalg var $ 160.000, netto åbningskonti tilgodehavende $ 8.000 og netto lukkede konti tilgodehavende $ 10.000, så vil dit tilgodehavende omsætningsforhold være $ 160, 000 / [$ 8, 000 + $ 10, 000 / 2] = $ 160, 000 / $ 9, 000 = 17, 8. Du bør kunne sammenligne denne figur med tidligere regnskabsperioder for at vurdere, om du behøver den ønskede track record i din inkasso.
Forsigtighedsforanstaltninger
Når du yder dine lægevirksomheder på kredit, skal dit mål styres af målet om at opbygge langsigtede relationer med kunder og at tiltrække højt profilerede kunder, som f.eks. Erhvervskunder. Det er dog lige så vigtigt at tage forsigtighedsforanstaltninger og screene dine kunder grundigt, inden du tilbyder dine lægehjælp på kreditvilkår. Gennemfør due diligence procedurer som at verificere kredit historier af dine potentielle kreditkunder for at minimere sandsynligheden for at udvide kredit til et stort antal defaulters. Desuden bliver det lettere at spore dine tilgodehavender til din lægepraksis, når du har en pålidelig kreditor af debitorer.