Sådan smelter du sammen i InDesign

Hvis du modtager mailinger, der adresserer din virksomhed ved navn, eller hvis du har produceret et brugt tekstbehandlingsprogram til at producere personlige formularbreve til dine kunder, har du set variable data i aktion og sat til arbejde. Adobe InDesign gør det muligt at forberede layouter, der kan acceptere variable data - tekst eller billeder - fra en specielt forberedt kildefil. Disse muligheder gør det muligt at forberede tilpassede produktfortegnelser til bestemte kunder, sende ud postkort, der adresserer deres modtagere ved navn eller udarbejde åbent invitationer uden brug af adressekort eller konvolutter.

1.

Opret din datakilde, enten i et regnearksprogram som Microsoft Excel, Apache OpenOffice eller Apple Numbers, eller i et tekstredigeringsprogram som Microsoft Word, WordPad eller TextEdit. Brug den første række af dit dokument til at indtaste navnene på dine datafelter. Disse felter kan indeholde tekst til brug for personliggørelse eller filstier, der fører til grafik eller fotos. Tilføj et @ tegn i begyndelsen af ​​navnet på et felt, der indeholder filstier.

2.

Eksporter dine data i kommasepareret eller tab-afgrænset format, henholdsvis med henholdsvis CSV- eller TXT-filtypen. Hvis du opretter din datafil manuelt i et tekstredigeringsprogram, skal du adskille felterne i hver post med kommaer eller faner, afhængigt af hvilken filtype du foretrækker, og adskille arkiver med vognretur. I en CSV-fil skal du vedlægge et hvilket som helst datafelt, der indeholder komma eller citatmærker inde i dobbelt citatmærker, så tegnsætningen ikke vil blive forvekslet med feltafgrensere.

3.

Opret dit Adobe InDesign-layout, og afgør hvilke tekstområder du vil tilpasse med variable data, der er tegnet fra din CSV- eller TXT-fil. F.eks. Tilføj en tak eller opmærksomheds overskrift, hvor du vil indsætte en persons fornavne eller oprette en blok af kropseksempler, der taler om betingelserne på en bygade for at tilpasse sig dokumentmodtagerens gadenavn . Forlad plads til variable billeder i områder, hvor du vil vise billeder trukket fra filstierne i en datakilde.

4.

Åbn InDesign "Vindue" menuen og vælg "Data Merge" for at åbne panelet med samme navn. Klik i din InDesign-tekst på et sted, hvor du vil have variabeldata, og enten klik på navnet på det ønskede felt i panelet Datafletning eller træk og slip feltnavnet på dit layout. For at tilføje en visuel tekst indeholde en tom billedramme i din tekstramme på det tidspunkt, hvor den fusionerede visuelle skal vises, og træk billedfeltnavnet på den inline pladsholder.

5.

Forhåndsvisning af din sammenlægning, før du kombinerer dens data med dit layout. Åbn flyvemenuen øverst til højre på panelet Data Merge, og vælg "Preview", eller klik på den umærkede Preview-knappen nederst på panelet. Brug panelerne til datafletning til at klikke gennem de enkelte poster, som de vises. Sluk forhandsvisningen, når du er færdig med at se igennem den. Hvis du ser fejl i din datafil, skal du redigere den og genudføre eller videresende den. Åbn menuen Flyve i øverste højre hjørne af datafletningspanelet og vælg "Opdatér datakilde" for at opdatere linket til din datafil.

6.

Åbn Data Merge-panelets fly-menu og vælg "Opret sammensat dokument" for at kombinere din målindstillede InDesign layoutfil med din datakilde. Når dialogboksen Opret sammenlægning af dokument åbnes, skal du angive, hvilke dataposter der skal fusionere - alt, en eller en rækkevidde - og indtaste tal for at identificere specifikke poster. Indstil rullemenuen "Records per dokumentside" til "Single Record" for at starte en frisk dokumentside for hver post eller til "Flere poster", hvis du opretter etiketter eller andre elementer, der opretter flere individuelle kopier ud af en enkelt ark papir. Slå afkrydsningsfeltet for "Generer overset tekstrapport med dokumentoprettelse", så InDesign opretter et dokument, der lister over alle de steder i dit fusionerede output, hvor tilføjelsen af ​​fusionsdata tvinger din tekst til at overskride rammens kapacitet. Hvis du slår sammen billeder, skal du aktivere afkrydsningsfeltet "Underretning, når billeder mangler", så InDesign indsætter en manglende linkalarm, hvor et utilgængeligt billede skal vises.

7.

Indtast størrelsen af ​​dine sidemargener og det ønskede datafløb på fanen Flere optagelseslayout i dialogboksen Opret sammensat dokument, hvis du planlægger at udskrive flere poster pr. Side. Datastrøm indikerer, om dine poster fylder siden i rækker eller i kolonner. Indtast afstanden mellem rækker eller kolonner, afhængigt af hvilken strømningsmængde du vælger. Brug "Preview Multiple Record Layout" til at rulle gennem en forudgående fusion af dine data.

8.

Klik på fanen "Indstillinger" i dialogboksen Opret sammensat dokument for at angive indholdsplacering. Disse indstillinger styrer, hvordan billeder fylder eller passer ind i rammerne, hvor de vises, om du vil fjerne tomme linjer indsat af dine fusionsdata og hvor mange sider der skal oprettes i en enkelt fusion-output-fil, før du starter en ny outputfil.

9.

Klik på "OK" knappen i dialogboksen Opret sammensat dokument. Adobe InDesign opretter din fusionsfil i et separat layoutdokument, der indeholder designet fra dit måldokument med dataene fra din afgrænsede fil.

Tips

• Hvis du tilføjer tekstdatafelter til dit InDesign-dokuments mastersider, skal du heller ikke tilføje dem på dine dokumentsider, eller din sammenlægning fortsætter ikke korrekt.
• For at afbryde dit layout fra den tilknyttede datakilde, skal du åbne flyvemenuen øverst til højre i panelet Datafletning og vælge "Fjern datakilde". Hvis du vil bruge en alternativ datakildefil, skal du vælge "Vælg datakilde", navigere til placeringen af ​​kildefilen og genindsætte nye datafelter på dit layout, selvom din nye fil indeholder felter med de samme navne som den kilde, den erstatter.
• Hvis den applikation, hvor du opretter din datakilde, viser en fejlmeddelelse, når du forsøger at oprette en feltetiket, der er forud for et @ -tegn for at angive et sæt filstier, skal du skrive et apostrof inden @ -tegnet.
• Du kan ikke inkorporere linjeskift i tekst indsat i et datafeltfelt. Hvis du har brug for fleksibiliteten til at opdele fusionerede data på denne måde, skal du oprette dine data i flere felter, så pause kan forekomme mellem dem.
• Når du har indsat datafelter i dit layout, kan du formatere dem som om de var almindelig layouttekst.
• Hvis du vil flette direkte til PDF-filer i stedet for at oprette en ny InDesign-fil, der indeholder dine fusionerede resultater, skal du åbne menuen Data Flettepanel og "Vælg Eksporter til PDF". Dette valg giver dig de samme indstillinger og valg som dialogboksen Opret sammensat dokument, med mulighed for at indstille PDF-filindstillinger. Klik på "Eksporter" -knappen i Eksporter til PDF-dialogboksen, naviger til placeringen for din outputfil og klik på "Gem" knappen for at starte fusionen.

Advarsler

• Selvom formatet for et InDesign-fusionsfelt ser ud som simpel tekst - et datafeltnavn omgivet af vinkelbeslag - du kan ikke skrive feltoplysningerne i dit layout for at oprette fusionsfelter. Medmindre du bruger panelet Datafletning til at tilføje felter til dit layout, ignorerer InDesign dine feltmarkører.
• Du kan ikke vælge at sammenflette flere poster på en enkelt udskrivningsside, hvis dit måldokument - det layout, hvori din fusion finder sted - indeholder mere end en side.