Sådan administreres et stort volumen e-mail

Små virksomheder modtager et stort antal email, hvilket kan være svært at håndtere. For mange virksomheder er sletning af e-mails ikke en mulighed; e-mails skal opbevares af juridiske og dokumentmæssige grunde. I stedet for at lade e-mails overstyrke din indbakke, skal du tage skridt til at styre e-mail, før den bliver ude af kontrol. Ved at implementere organisationssystemer er du bedre i stand til at bruge din email kommunikation effektivt til at betjene kunder.

1.

Design et mappe eller etikettsystem til indgående e-mail. Opret en mappe for hver klient og lav undermapper til individuelle projekter for den pågældende klient. Hvis du håndterer andre meddelelser, f.eks. Spørgsmål fra potentielle kunder, skal du lave mapper til disse emner. Brug navne, der er nemme at huske, så du hurtigt kan se dem. Hvis dit mailprogram tillader det, skal du organisere mapperne, så de mest brugte er øverst eller fremhævet i en bestemt farve. Hver gang du starter et nyt projekt, skal du lave en ny mappe for at strømline organisationen.

2.

Deal med e-mails, så snart de kommer ind. I stedet for at læse gennem e-mails og forlade dem i din indbakke, organisere dem med det samme. Slet uønsket e-mails. For meddelelser, der ikke kræver nogen handling, skal du flytte dem til projekt- eller emnemapper for at rydde op i din primære indbakke. Flag e-mails, der kræver øjeblikkelig handling, og lad dem være i din indbakke På den måde fungerer de som en opgaveliste af sorter. Kontroller muligvis din email på bestemte tidspunkter, når du kun kan fokusere på at svare.

3.

Opsæt e-mail-filtre; De fleste e-mail-programmer giver dig mulighed for at oprette automatiske handlinger baseret på specifikke kriterier, såsom afsenderens e-mail-adresse. Vurder din e-mail og noter dig store trends. Hvis du får et stort antal e-mails, der er vigtige for at holde, men ikke kræver handling, som kopier af klientfakturaer, skal du oprette et filter, som sender dem direkte til en mappe til opbevaring.

4.

Tøm din e-mail-indbakke regelmæssigt for at undgå en masseopbygning. Vælg en frekvens, der passer til din almindelige arbejdsrutine. Hvis din tidsplan tillader det, skal du fjerne alle meddelelser i slutningen af ​​hver dag for at gøre det nemmere at håndtere den næste dags email. I det mindste, lav et mål at håndtere hver besked ved afslutning af forretning hver fredag. Rens din indbakke før en ferie og før et stort projekt.

5.

Flyt til et Email Response Management System, når din virksomhed udvider kapaciteten til standard e-mail-klienter. Brug ERMS til at håndtere e-mail, meget som du ville håndtere opkald med et automatisk opkaldssystem. Cisco Systems anbefaler, at du laver kontakten, når du begynder at få 1000 eller flere e-mails fra klienter pr. Måned.

Anbefalet