Sådan laver du et regneark, der holder sporing af udgifter

Før bogføringssoftware brugte revisorer håndskrevne regneark til at spore forretningsomkostninger. Nu kan du bruge programmer som Excel til at designe regneark og lave matematikken for dig, men princippet er det samme: kategorisere, liste og udføre tilføjelse. I modsætning til databasemetoder til bogføring som QuickBooks giver regneark dig mulighed for at se flere oplysninger på én gang.

kategorisering

De kategorier, du bruger til hver kolonne i dit regneark, definerer, hvordan du nedbryder de måder, din virksomhed bruger penge på. Du kan bruge de kategorier, der findes på skatformularen for interne indtægter, skema C, såsom omkostninger til solgte varer, forsyninger, forsyningsselskaber, leje og afskrivninger. Denne fremgangsmåde giver den fordel, at du nemt kan overføre oplysningerne på dit regneark til din skatteformular. Alternativt kan du tilføje kolonner til kategorier, der er specifikt relevante for din virksomhed, og som hjælper dig med at spore rentabilitet, som f.eks. Nedbrydning af materialekøb i henhold til de produkter, hvor disse varer vil blive brugt.

Oprettelse af et Ledger-regneark

Et regneark, der holder styr på udgifterne, kan tjene som hovedbog.

  • Brug den øverste række i hver kolonne for de kategorier, du har defineret.
  • Brug den øverste venstre kolonne til datoen og kolonnen til venstre for navnet på sælgeren.
  • Indtast beløbet for hver udgift i kolonnen, der svarer til sin kategori.

  • For at beregne det samlede beløb, du har brugt i en kategori, skal du tilføje beløbene i den kolonne ved at indsætte en formel, hvis du arbejder med et regnearksprogram.

  • Hvis du arbejder med en penne-og-papir regnskabsregnskab, skal du tilføje kolonnens totaler med en regnemaskine.

Lad os f.eks. Sige, at du betalte din byværktøjsafdeling på 48, 85 dollar den 1. juni. Indtast $ 48, 85 i kolonnen "utilities". Brug linjen, der begynder med "1 juni" og navnet på din bys brugsafdeling.

Oprettelse af et regnearksoversigt

Din virksomhed kan også bruge et regneark til at opsummere og sammenligne dine udgifter over tid. Regnearkformatet er ideelt til at fange et sådant overblik. Det giver dig mulighed for hurtigt og tydeligt at se, hvordan dine udgifter i hver kategori ændres fra måned til måned, og hvordan dine udgifter i forskellige kategorier sammenlignes.

  • Brug kolonnerne øverst på siden for månederne.
  • Brug venstre kolonne for hver udgiftskategori.
  • Indtast det beløb, du brugte i den pågældende kategori i den pågældende måned, i hver celle.
  • Hvis du arbejder med et regnearksprogram, skal du indtaste en formel længst til højre for hver linje for at tælle de samlede udgifter i den pågældende kategori for året.
  • Hvis du arbejder med et regnearksprogram, skal du tilføje en formel nederst i hver kolonne for at beregne de samlede udgifter i alle kategorier for hver måned.
  • Hvis du arbejder med en bogføringstidbog, skal du tilføje rækker og kolonner med en regnemaskine.

Anbefalet