Hvordan man laver selvplanlægning effektiv

Planer og planlægningskalender bliver ofte misforstået som værktøjer, der begrænser din tid eller tager din frihed væk. Mens en tidsplan eller planlægger kan reducere din spontanitet, giver det dig faktisk mulighed for at arbejde på opgaver, aktiviteter og projekter, som du finder passende. Planlægnings- og planlægningsværktøjer er en form for selvforvaltning, som giver dig mulighed for at organisere dine tanker, forberede sig på, hvad der skal gøres og holde dig selv ansvarlig. Du kan tjekke af varer, når du er færdig med dem og føler dig fuldført på det arbejde, du gennemfører.

1.

Vælg den type planlægningssystem, du foretrækker at konfigurere. Vælg en metode, der er bedst til rådighed for dig. Hvis du f.eks. Bærer en Smartphone eller PDA, kan du have en favorit kalender eller planlægning, du kan få adgang til øjeblikkeligt på din enhed. Du foretrækker måske at downloade et softwareprogram på din notesbog eller stationære computer. På den anden side kan en papirbog eller kalender fungere bedst for dig.

2.

Indstil halvtimes tidsslots for hele din dag, fra det tidspunkt du vågner op til klokken om natten, når du betragtes som "færdig" for dagen eller klar til at sove. For eksempel lave en blok til klokken 6:30 til 7:00, hvis du vågner kl 6:30. Fortsæt denne proces for hver halv times blokperiode indtil du når kl. 19:30, 20:00 eller når du traditionelt kommer ned i slutningen af ​​dagen.

3.

Udfyld din kalender med alle de indstillede aktiviteter, der har en bestemt start- og stoptid. For eksempel er ugentlige forretningsmøder, der er obligatoriske og universitets klassetider, to tilfælde, hvor du skal blokere bestemte tider i din tidsplan.

4.

Opret en opgaveliste over alle aktiviteter, der ikke har bestemte start- og stoptider, men det skal du deltage i for at blive succesfuld i din primære rolle eller ansvar. Afhængigt af dit job kan arbejdsaktiviteter omfatte møde med kunder, koldopkald, marketingaktiviteter, projektarbejde, papirarbejde og andre administrative opgaver. Hvis du er en universitetsstuderende, kan en liste over aktiviteter på den anden side omfatte studietid, akademisk skrivning og gruppearbejde.

5.

Blok i din tidsplan med hvert element på din opgaveliste. Tænk på mængden af ​​indsats, hver aktivitet kræver, og tidspunktet for den dag, hvor du fungerer mest effektivt. Måske koncentrerer du dig bedre om morgenen, for eksempel i stedet for efter frokost. Overvej også aktiviteter, der måske skal udføres først. For eksempel kan forberedelse til et forretningsmøde eller en klasse kræve en halv times blok lige før mødetiden i din kalender. Bloker et par minutter ekstra tid for at tage højde for potentielle afbrydelser, som f.eks. Telefonopkald eller improviserede besøg fra andre.

6.

Planlæg personlige eller fritidsaktiviteter omkring dit primære arbejdsansvar. For eksempel blokere tider til motion, meditation, power naps, spise frokost og andre måltider, familie tid og socialisering.

7.

Planlæg fem til ti minutters blokke af tid efter hver planlagt aktivitet til mentalt at forberede sig til opgave skift. Denne gang giver dig også mulighed for at lave forberedelser til den næste aktivitet, som f.eks. At åbne softwareprogrammer på din computer. Bloker ud gange for korte pauser i din dag, såsom 15 minutters intervaller for at bruge toilettet eller tag en let snack.

8.

Blok en halv time eller time ved slutningen af ​​dagen til arbejde på aktiviteter, opgaver eller projekter, der kan kræve yderligere arbejde. Denne "ekstra" tidsblok giver dig mulighed for at forsinke arbejdet med visse aspekter af et stort projekt, afslutte en aktivitet, der blev afbrudt eller arbejdet videre med et projekt for den næste dag.

9.

Angiv deadlines for store projekter inden den faktiske obligatoriske deadline. Hvis din chef kræver en præsentation, der skal indsendes kl. 17.00 fredag, skal du for eksempel indstille din personlige frist for torsdag kl. 15.00. Dette giver dig tid til at gennemgå dit projekt og håndtere eventuelle uheld, der opstår under processen.

10.

Bloker tid i slutningen af ​​din dag for at gennemgå din tidsplan for den følgende dag. Gennemgå alle opgaver eller ansvar, der er blevet tilføjet til din liste, og juster din tidsplan i overensstemmelse hermed. Se også, hvor godt du var ved at holde fast i din tidsplan. I nogle tilfælde må du muligvis forlænge klokkeslæt for planlagte aktiviteter, der kræver mere indsats eller tid.

Tip

• Find måder at reducere din arbejdsbyrde på, f.eks. Delegere opgaver til andre eller outsource noget arbejde til en professionel eller freelancer.