Sådan udarbejdes en finansiel rapport til et bestyrelsesmøde

Afhængigt af selskabets vedtægter og bestyrelsens krav kan en finansiel rapport på et bestyrelsesmøde være så simpelt som en en-sætnings bekræftelse på, at organisationen er af finanspolitisk karakter eller kan indeholde en række detaljerede finansielle dokumenter. At forstå de forskellige måder at forberede og præsentere finansielle rapporter på bestyrelsesmøder på, hjælper dig med at opfylde en rolle som bestyrelsesmedlem eller oprette regler for bestyrelsesmøder for et nyt selskab. At have et omfattende sæt finansielle rapporter udarbejdet og tilgængeligt for bestyrelsesmedlemmer er ofte en del af en kasserer's due diligence i både nonprofit og for-profit selskaber.

Detaljeret rapport

Hvis dit bestyrelse kræver detaljerede oplysninger hvert møde, eller kræver en omfattende rapport til dets slutningen af ​​mødet, skal du udarbejde en række finansielle rapporter. Det kan være nødvendigt at udarbejde årlige sammenligninger af selskabets budgetter, balancer, resultatopgørelser, skatteopgørelser og afdelingsbudgetter. En balance er en fortegnelse over selskabets aktiver og passiver, som viser organisationens nettoværdi. En resultatopgørelse viser selskabets økonomiske resultater baseret på virksomhedens forretningsmæssige drift. Budget sammenligninger viser forskellen mellem årlige fremskrivninger og faktiske resultater. Nogle organisationer leverer kopier af disse rapporter på forhånd, så bestyrelsesmedlemmer kan undersøge dem og stille spørgsmål. Øvrige bestyrelser giver detaljerede finansielle rapporter og giver bestyrelsesmedlemmer flere minutter på bestyrelsesmødet for at læse dem, før kasserer giver verbale højdepunkter og åbner ordet til spørgsmål.

Enkel erklæring

I modsætning til detaljeret rapportering kan bestyrelser for små organisationer kræve, at en kasserer er en simpel erklæring om selskabets økonomiske status. Erklæringen kan være lige så begrænset som: "Virksomheden er solvent og økonomisk forsvarlig." Denne type rapportering sker, når et selskab har strenge tilsyn og kontroller over sine finanser, som f.eks. En aktiv kasserer, forretningschef og finansudvalg. Med alle disse checks og balancer på plads samt muligheden for individuelle bestyrelsesmedlemmer til at anmode om kopier af regnskaber, kan bestyrelsen opfylde sit krav om rimelig omhu i virksomhedens drift. Dette er en mere almindelig begivenhed i et lille nonprofit end i en stor virksomhed med betydelige aktiver.

Balancerapport

Rapportering er enkel og up-to-point i nogle virksomheder: Nogle kasserer rapporter er blot en simpel recitation af selskabets bankbalance på tidspunktet for det foregående bestyrelsesmøde, den aktuelle saldo og forskellen. Dette sker hos meget små virksomheder, såsom nonprofits med lille finansiel aktivitet. Kasserer kan indeholde en kommentar til, hvorfor saldoen er større eller mindre, f.eks. "Vi har fortjent $ 3.000 med vores fundraiser" eller "Vi betalte udgifterne til vores årlige møde sidste måned." Denne type rapport holder styrelsen informeret, men hjælper ikke med at uddanne og gøre bestyrelsesmedlemmer mere værdifulde partnere, påpeger Rob Batarla, finansdirektør for American Physical Therapy Association, der skriver til webstedet for American Society of Association Executives. Bartala foreslår at give flere detaljer og en forklaring af centrale højdepunkter.

Periodisk præstationsrapport

Nogle finansielle rapporter til bestyrelsesmøder omfatter en gennemgang af organisationens økonomiske resultater siden sidste bestyrelsesmøde. Hvis en bestyrelse mødes kvartalsvis, vil rapporten bestå af en notering af selskabets bankbalance på tidspunktet for sidste møde, omsætning og omkostning i løbet af perioden og den nuværende bankbalance. Kasserer kan indeholde en kort skriftlig eller mundtlig erklæring, der fremhæver eventuelle store indkomst- eller udgiftsbeløb, svarende til hvad der sker, når en kasserer udsteder en balancerapport.