Sådan laver Excel tillade flere brugere

På et tidspunkt ville folk dele Excel-filer og andre dokumenter ved at sende dem frem og tilbage eller koordinere tider for at åbne dem på et delt drev. Men i dag kan du bruge Excel med flere brugere samtidig antage alles brug af en moderne version af softwaren. Andre populære regnearkværktøjer som Google Sheets understøtter også samarbejdsredigering.

Brug Excel med flere brugere samtidigt

Du kan redigere den samme Excel-fil med flere brugere gennem en funktion kaldet medforfatter. Denne funktion gør det muligt for flere personer at foretage ændringer i et dokument, der er gemt på en fjernbetjening, såkaldt sky-server med deres handlinger fremhævet i forskellige farver. Du kan redigere dokumentet med en computer, der kører Microsoft Windows eller Apples macOS eller en smartphone eller tablet, der kører Apple iOS, Google Android eller Microsoft Windows Mobile.

For at komme i gang skal du logge ind på Microsoft OneDrive, OneDrive for Business eller et SharePoint Online-bibliotek ved hjælp af din webbrowser. Hvis du er på arbejde og ikke er sikker på, hvilken af ​​disse tjenester din arbejdsgiver understøtter, kan du muligvis spørge din it-afdeling for at få hjælp. Når du er tilsluttet, skal du uploade dit regnearkdokument og klikke på filen, når det vises i online-systemet for at åbne det.

Klik derefter på Rediger i Excel. Hvis du kun ser en knap, der siger Rediger i browser, skal du først klikke på den og derefter redigere i Excel. Hvis programmet spørger, hvilken version af Excel der skal bruges, skal du vælge Excel 2016. Klik på Aktivér redigering, hvis der vises en meddelelse, der giver dig besked om, at programmet er i "beskyttet tilstand".

Når redigering er aktiveret, skal du klikke på Del. Indtast e-mailadresserne for personer, som du vil dele Excel-dokumentet med, adskilt af semikolon i dialogboksen. Klik derefter på Del. Du kan også klikke på "Få et delingslink" for at få et link til at sende folk til at invitere dem. Begynd at redigere dokumentet i online-vinduet.

Derefter kan alle, der har linket, også redigere regnearket. Mennesker fotos eller initialer vil dukke op for at vise dig, hvem der redigerer regnearket, og forskellige brugeres redigeringer vil blive fremhævet i forskellige farver.

Delte arbejdsbøger i tidligere versioner

Tidligere versioner af Excel understøtter en funktion kaldet delte arbejdsbøger. Du kan muligvis bruge dette, hvis du eller en person, du vil arbejde med, ikke har en version af Excel, der understøtter den nuværende medforfatterfunktion. Arbejdsbøger er et andet navn til Excel-filer.

Hvis du vil aktivere denne tilstand og dele Excel-filer, skal du åbne en Excel-fil og bruge Gem som på fanen Filer for at gemme det et eller andet sted tilgængeligt på dit kontornetværk. Klik på Del arbejdsbogen i fanen Review. Klik på Redigering, og marker feltet Tillad ændringer med mere end én bruger. Klik på Avanceret, og vælg sporændringer og opdateringsfunktioner, du vil bruge.

Som andre brugere redigerer og gemmer projektmappen, opdateres hver persons kopi. Til tider må du muligvis manuelt løse modstridende ændringer. Microsoft råder dig til ikke at bruge delte arbejdsbøger, hvis du kan bruge den nyere og mere avancerede medforfatterfunktion.

Alternativer til Excel til regnearkdeling

Du kan også dele Excel og andre regnearkfiler med andre værktøjer. Google Sheets tilbyder et gratis værktøj, du kan bruge til at samarbejde om regnearkfiler, og du kan eksportere og importere fra og til Excel-regnearkfiler. Andre virksomheder tilbyder også alternativer til Excel for flere brugere samtidigt, herunder Quip og Zoho.

LibreOffice, en gratis office software suite, har også en tilstand, der gør det muligt for flere brugere at arbejde på versioner af det samme regneark i Calc-regnearksprogrammet og derefter løse deres ændringer.