Sådan laver du en klientdatabase til en lille virksomhed
Hvis du kan bruge et simpelt regneark, kan du oprette et værdifuldt og stærkt forretningsværktøj til styring af virksomhedens kunder. En kundedatabase kan være mere end blot en liste over kunders navne, titler og kontaktoplysninger. Ved hjælp af forskellige koder og overskrifter kan du hurtigt sortere en klientdatabase for at hjælpe dig med at oprette forskellige lister til forskellige anvendelser.
Indsamle dine oplysninger
Saml alle de oplysninger, du ønsker at gå ind i dokumentet. Start ikke med at arbejde, hvis dine oplysninger er ufuldstændige - hvis du for eksempel har emailadresser til nogle kunder, men ikke for andre. Du kan måske fortælle dig selv, at du får de andre data senere, men at indtaste oplysninger i en database kan være tidskrævende og kedeligt; at skulle tilføre data piecemeal vil trække projektet ud, og resultatet kan være en ufuldstændig database.
Opret dine overskrifter
Det, du lægger i din database, er lige så vigtigt som hvem der er i det. Tydelige valg til overskrifter - hvorunder du indtaster specifikke data - omfatter firmaets navn, kontaktperson, titel, postadresse, telefonnummer og e-mail-adresse. For at oprette en mere brugbar database skal du indeholde overskrifter, der identificerer dine kunder med koder, der angiver virksomhedstype, dollarvolumen, værdi for din virksomhed og andre forholdsværdier.
Kode for eksempel kunder som A, B og C baseret på deres værdi for, når du vil oprette en liste over dine bedste kunder til en særlig kampagne. Opret en kode, der angiver, hvilke kunder der er langsomme, betaler. Kode klienter ved hvilken type produkt de køber eller den salgsrepræsentant de arbejdede med. Medtag en kolonne "Noter" for forskellige noter om enkelte klienter.
Indtast dine data
Indtastning af dine data kan virke som en nem opgave, men et forkert brev eller tal kan reducere en databases brugbarhed. For eksempel kan en typografi i din rating, produkttype eller salgsrekordkolonne resultere i en slags, der efterlader en god klient eller indeholder en svag klient i en slags, du udfører til et vigtigt projekt.
Mange kaster ud visitkort og brevpapir eller sletter e-mails, som de bruger til databaseposter. Hvis du gør dette, efter at du har indtastet dine oplysninger forkert, kan du muligvis ikke finde de rigtige oplysninger senere. Når en person indtaster dataene i din database, skal en anden person gennemgå hver post ved at sammenligne den med det dokument, hvorfra oplysningerne blev indtastet.
Practice Running sorter
Når du har indtastet dine oplysninger og oprettet din klientdatabase, skal du lave en kopi og bruge den til at praktisere sortering af dine oplysninger. Fremhæv al information i dokumentet, og find derefter programmets "Sort" -knap. Sorter efter den række eller overskrift, du vil have oplysninger til, og sorter derefter videre ved hjælp af den type parameter, dit program tilbyder. Hvis du f.eks. Vil sortere dine kunder efter deres værdi for dig, skal du klikke på knappen "Sorter" ved kolonnen "Værdi" og derefter vælge "Stigende" eller "Nedstigende" afhængigt af om du vil have dine A- eller C-klienter vist først. Prøv sortering med to variabler, f.eks. Værdien af klienter i en bestemt tilstand. I dette scenario vil du klikke på "Sorter" -knappen, vælg "Værdi", og vælg derefter "State".