Sådan foretages ændringer i et lønsystem

Valg til at foretage ændringer i et lønsystem, i stedet for at ændre bestemte elementer, omfatter oftest skift fra en manual til et elektronisk system, der træffer beslutning om at outsource lønningstjenester eller bringe outsourcede lønningstjenester tilbage som en intern operation. Uanset situationen er visse overvejelser og procedurer imidlertid afgørende for en vellykket ændring.

Indledende overvejelser

Før du træffer en endelig beslutning om, om du skal ændre et lønningssystem, er det bedst at afgøre, om en ændring giver god forretningssans. Hvert lønningssystem har fordele og ulemper, hvilket gør en grundig analyse et afgørende første skridt. En lille virksomhed, der starter med en håndfuld medarbejdere og et manuelt lønningssystem, kan med tiden vokse nok til, at den øgede nøjagtighed og tidsbesparende funktioner, som et edb-lønningssystem kan tilbyde, er værd at investere i. En virksomhed, der ikke har ressourcerne eller kendskabet til præcist at behandle lønningslister, kan beslutte at outsourcing lønningsliste er en måde at hjælpe virksomheden med at undgå dyre fejl.

Timing er alt

Et af de vigtigste aspekter ved at foretage ændringer i et lønsystem er timing. Når det er muligt, er den nemmeste og bedste måde at foretage ændringen i slutningen af ​​kvartalsrapporteringsperioden - eller endnu bedre, i begyndelsen af ​​et nyt regnskabsår. At foretage en ændring i begyndelsen af ​​et regnskabsår kan ikke kun være lettere og mere bekvemt, men afhængigt af situationen kan det også reducere sandsynligheden for konverteringsfejl. For eksempel vil en midtkonvertering fra en manual til et edb-system kræve, at historiske finansielle oplysninger manuelt indføres i det nye system. Dataindtastningsfejl har potentiale til væsentligt at påvirke W-2-rapportering, indtjening og fradrag og skatteejeren for virksomhedsejeren.

Opret en konverteringsplan

Oprettelse af en skriftlig plan, der beskriver skifteprocedurer og omfatter foranstaltninger til overvågning af processen, er et vigtigt skridt. Planen skal indeholde procedurer for opsætning af det nye system og om nødvendigt oprettelse af en backup af det gamle system og en tidsramme for konverteringen. Overvej at udvikle løsninger til potentielle problemer eller problemer, som kan påvirke konverteringsprocessen. Når ændringen er færdig, skal planen omfatte foranstaltninger som at køre identiske rapporter fra både det gamle og det nye system og sammenligne resultater for at kontrollere, at oplysningerne i det nye system er korrekte.

Gennemfør samtidig behandling af lønninger

Indstil en tidsramme fra et par uger til et par måneder, hvor virksomheden bruger begge lønningssystemer. Dette er nødvendigt både for at fortsætte med at verificere nøjagtigheden af ​​det nye lønsystem og også at give en beredskab, hvis det nye system fejler. Regelmæssigt krydshenvisningsløndata i løbet af denne tid og oprette revisionsspor for at spore fejl, hvis der forekommer, fra oprindelsesstedet tilbage til deres oprindelige kilde. Når det nye system løber godt og konsekvent producerer nøjagtige data, skal du oprette en endelig backup eller gemme papirarkiver vedrørende det gamle system, før du afbryder samtidig behandling.