Hvordan laver man en uformel dagsorden for et møde?
En dagsorden er et vigtigt forretningsredskab, som ledere bruger til at køre effektive og effektive møder. Det giver mødedeltagerne et køreplan for de emner, der vil blive diskuteret, hvilket gør det muligt for dem at forberede sig grundigt. Vigtigst er det, at det holder møder på sporet og i tide og forhindrer unødige sidediskussioner og distraktioner. Store virksomheder bruger ofte et struktureret dagsorden format, men små virksomheder kan bruge en mere uformel tilgang.
Formatering af dagsordenen
En dagsorden kan tage mange former, men i det væsentlige er det blot en liste over møder, der skal drøftes. Øverst på dagsordenen skal du oplyse de inviterede deltagere og den tid, der er afsat til mødet. Tilføj en frist for hvert punkt på dagsordenen og hold dig til det for at komme igennem alle dagsordenspunkter og lukke mødet til tiden. Hvis møder deltagerne skal udarbejde rapporter eller opdateringer før mødet, sendes dagsordenerne fremover.
Gennemgå protokoller fra foregående møde
For at begynde at oprette en dagsorden for et kommende møde, skal du gennemgå protokollen fra det sidste møde. Protokollen er simpelthen et resumé af, hvem der var der, og som var fraværende, hvad der blev drøftet, og resultatet af eventuelle stemmer. Kig efter eventuelle dagsordener, som møder deltagerne blev tildelt til at følge op på. Den første dagsorden bør være en gennemgang af disse udestående problemer med opdateringer om deres aktuelle status.
Husholdningsartikler
At indsamle teammedlemmer i et værelse giver en god mulighed for at dele nyhedsbreve, vigtige bulletiner og andre dagligdags informationer, der skal bestås sammen. Husholdning kan være sin egen dagsorden. Oplysningerne skal ikke optages på dagsordenen, hvis møderelederen har separate noter. Imidlertid, herunder dem på dagsordenen forhindrer møde deltagere fra at glemme at notere dem.
Ny virksomhed
Dette afsnit er kød og kartofler på dagsordenen. Hvert emne af ny forretning, der skal diskuteres, bør være en særskilt dagsorden. Brug punktposter i hvert afsnit for at skitsere de vigtige diskussionsområder sammen med de forventede resultater, som er slutprodukterne i et mødeemne. De repræsenterer, hvad der forventes at blive opnået ved afslutningen af diskussionen. Det kunne være en afstemning, en rapport fra et underudvalg eller blot en aftale om et spørgsmål. Indstilling af disse forventninger informerer deltagerne om, hvad der kræves af dem ved afslutningen af diskussionen.
Åben session
Hvert møde skal afsætte tid til møde deltagere til at fremsætte deres egne spørgsmål for at diskutere. Det er en mulighed for ledelse og andre områder af virksomheden at høre om succeser, udfordringer og andre problemer, der står over for deres jævnaldrende. Ofte kan forhindringer overvindes ved gruppediskussion af mulige løsninger.
Wrap-Up
Ved afslutningen af mødet hjælper en hurtig anmeldelse af nye udestående ting at møde deltagere huske dem. Det er også tid til at annoncere andre planlagte møder eller kommende frister.