Sådan holder du styr på opdateringer i Excel 2007

Når du deler Microsoft Excel 2007-regneark med kolleger eller samarbejder med andre medlemmer af en arbejdsgruppe, kan du finde det nyttigt at spore dit arbejde, mens andre opdaterer og redigerer filerne. Excel's Track Changes-funktionen giver dig mulighed for at overvåge kilden til individuelle justeringer, der forbinder prikkerne mellem bidragydere og deres tilføjelser eller sletninger. At holde øje med udviklingen af ​​dine regneark hjælper også med at forbedre kvaliteten af ​​dit arbejde og fremme produktive samarbejder.

1.

Gå til fanen Review af Excel-båndet. Klik på knappen "Sporændringer" i ændringsgruppen for at åbne rullemenuen. Vælg "Fremhæv ændringer" for at hente dialogboksen med samme navn.

2.

Aktivér sporændringer ved at markere feltet ud for "Track Changes while Editing." Hvis du aktiverer sporændringer, gør din arbejdsmappe et delt dokument, som flere brugere kan redigere samtidigt.

3.

Vælg dine sporingsindstillinger ved hjælp af afkrydsningsfelterne og rullemenuerne til "Hvornår", "Hvem" og "Hvor". Som standard angiver Excel Hvornår til "Alle", som viser enhver sporbar ændring. Åbn rullemenuen for at vælge indstillinger, der vil fremhæve ændringer, der er foretaget siden sidste gang du gemte filen, ændrer startende på en bestemt dato, eller kun de ændringer, du endnu ikke har gennemgået. Hvem-indstillingen giver dig mulighed for at se alles ændringer, dine egne ændringer eller alles eget, men dine egne. Alternativet Hvor kan du vælge bestemte dele af projektmappen, hvor du vil se ændringer. Nogle af disse funktioner, især hvem og hvornår, tilbyder forskellige muligheder efter at dokumentet går i aktiv anmeldelse.

4.

Aktivér afkrydsningsfeltet ud for "Fremhæv ændringer på skærmen" for at tilføje en trekant markør til det øverste venstre hjørne af hver celle, som nogen redigerer. Klik på "OK" knappen nederst til højre i dialogboksen Fremhæv ændringer, for at aktivere funktionen.

5.

Klik på "OK" knappen i dialogboksen, der åbnes umiddelbart efter, at du har slået til Track Changes. Denne dialogboks advarer dig om, at du skal gemme din fil for at fortsætte.

6.

Send din fil til revision, enten ved at sende kopier til medlemmerne af din arbejdsgruppe, dele filen på en server eller bruge et dokumentarbejdsområde med Windows SharePoint Services eller et sammenligneligt online arbejdsgruppe miljø.

7.

Åbn den opdaterede fil. Skift til Review-fanen på Excel-båndet, klik på knappen "Track Changes" i gruppen Changes, og vælg "Highlight Changes." Aktivér afkrydsningsfeltet Hvem, og brug dets rullemenu til at vælge, hvilke brugeres redigeringer du vil se. Brug rullemenuen Når du vælger en tidsramme for de redigeringer, du vil skærmbilledet. Klik på "OK" knappen.

8.

Placer markøren over hver celle, der indeholder en redigeringsmarkør for at gennemgå ændringerne. Når du svæver over en celle med en ændringshistorik, viser en popup-værktøjstip-stil den nyeste editorens identitet, redigeringens dato og klokkeslæt og ændringens art.

9.

Åbn rullemenuen "Sporændringer", og vælg "Godkend / Afvis ændringer". Brug valgene Hvornår, Hvem og Hvor skal du vælge, hvilke ændringer der skal gennemgås, i dialogboksen Vælg ændringer til Accept eller Afvis. Klik på "OK" knappen for at starte.

10.

Klik på en celle, der indeholder en redigeringsmarkør. I dialogboksen Acceptér eller Afvis ændringer vises en liste over alle de ændringer, der er foretaget i cellen af ​​de brugere, du valgte inden for den valgte redigeringstidsramme. Hvis der vises mere end en redigering, skal du klikke på det rigtige valg og vælge "Acceptér". Hvis der kun vises en redigering, er den valgt som standard, og du kan bruge grænsefladeknapperne til at acceptere eller afvise det. Klik på "Luk" knappen for at afvise dialogboksen.

11.

Åbn rullemenuen "Track Changes" igen, og aktiver markeringen "List Changes on a New Sheet". Excel opretter et nyt regneark med titlen "History" i slutningen af ​​dit dokument. Dette regneark viser en fuld redigeringshistorik for dokumentet i de hvornår og hvem parametre du vælger. Den viser dato og klokkeslæt, identitet, natur, placering, nye og gamle værdier og accept / afvisning status for hver ændring.

Tips

• Forvent ikke at bruge sporændringer som en historikpalette. Det viser dig, hvad der er tilføjet og slettet, men du kan ikke bruge det til at rulle tilbage til en tidligere version af et dokument.
• Excel rydder ændringshistorikken fra en fil efter 30 dage, medmindre du øger opbevaringsperioden. Programmet fjerner ændringsdata, når du lukker filer. Du kan muligvis se en længere periode med ændringshistorik, når du åbner et dokument, hvis ingen har redigeret filen på mere end 30 dage.
• Excel sletter automatisk alle ændringssporingsoplysninger, når du deaktiverer Sporændringer eller arbejdsbogdeling for filen.
• Udskrive det separate historikarkliste, som Excel bruger til at vise alle tilgængelige historistilstande, og sammenlign derefter dit dokument med historien.

Advarsler

• Sporændringer overvåger ikke formatering.
• Når du har aktiveret sporændringer, udpeger du dit regneark som et delt dokument, hvilket begrænser rækkevidden af ​​Microsoft Excel-funktioner, du kan bruge i filen. Delte arbejdsbøger understøtter ikke celleindsætninger, sletninger og fusioner. datagruppering, skitsering eller automatisk subtotalisering; brug af tegningsværktøjer; tilføjelse eller ændring af betinget formatering og andre funktioner, du måske er vant til at implementere. Men du kan tilføje mange af datafunktionerne til en Excel-fil, før du aktiverer sporændringer.