Hvor vigtigt er kommunikationsplaner for projektledere?

Kommunikation spiller en integreret rolle i at holde et projekt på opgave. Projektlederen er ansvarlig for at lede alle aspekter af projektet, herunder kommunikationsplanen. Kommunikationsspecifikationen, herunder metoden og frekvensen, varierer afhængigt af projektets behov. Forståelse af formålet med projektkommunikationsplanen hjælper en leder med at realisere planens mål.

Forventninger

Projektkommunikationsplanen sætter standarderne for, hvordan og hvornår kommunikationen finder sted. Som projektleder vil du indstille tonen til al kommunikation vedrørende projektet. Dette giver dig mulighed for at bevare kontrollen med projektet og sikre, at alle interessenter modtager de nødvendige oplysninger. Indstil standarder for hvordan deltagerne kommunikerer, herunder e-mail, møder, telefonopkald og notater. For regelmæssig kommunikation som f.eks. Møder er timing en anden overvejelse. Planlæg ugentlige projektmøder for at holde deltagerne opdaterede om fremskridt.

Konsistens

En solid kommunikationsplan øger sammenhængen i, hvordan projektet håndteres. Deltagerne, der følger planen, bør kommunikere konsekvent med hinanden. Du skal også sikre, at alle interessenter har samme information om projektets krav og ændringer. Hvis nogle interessenter ikke bliver orienteret om ændringer, risikerer du fejl eller forsinkelser i projektarbejdet.

Produktivitet

Regelmæssig kommunikation gør det muligt for de medarbejdere, der arbejder på projektet, at forblive produktive. Når de holdes i løkken om projektbegivenheder, vil medarbejderne føle sig mere komfortable med deres pligter. De er udstyret med de nødvendige oplysninger for at fortsætte med at arbejde, snarere end at stoppe ofte for at finde ud af de oplysninger, de mangler. Medarbejderne er også bedre i stand til at arbejde sammen med korrekt kommunikation, hvilket giver mulighed for samarbejde og effektiv ydeevne på projektet.

Resultat

En kommunikationsplan gør det muligt for dig som projektleder at lede holdet til det ønskede projektresultat. Uden ordentlig kommunikation med alle interessenter kan du måske ikke overholde kravene i projektet. Du har brug for klar kommunikation fra interessenterne for at finde ud af, hvad de vil og har brug for fra projektet. Hvis du for eksempel udvikler et softwareprogram til en tredjepart, er regelmæssig kommunikation med tredjepart vigtigt at finde ud af, hvordan de vil have softwaren til at fungere. Fortsat kommunikation sikrer, at det endelige produkt opfylder forventningerne, når den leveres.