Sådan implementeres elektroniske tidskort

Virksomheder, der betaler timeløn, skal holde øje med, hvor mange timer medarbejderne arbejder. Pålidelig sporing er særlig vigtig for små virksomheder, fordi en enkelt fejlkilde kan tilføje op til en stor del af det samlede budget. Elektroniske tidskort repræsenterer en tidsbesparende, præcis og sikker måde at spore medarbejder arbejdstimer på. Systemstyring log ind og ud via magnetiske kort, badges, PIN-kode eller biometriske egenskaber som fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse. En GPS-funktion til at spore mobile medarbejdere er tilgængelig på nogle systemer. Virksomheder kan vælge niveauet af sikkerhed, de har brug for, og derefter træne medarbejdere til at bruge det nye system effektivt.

Vælg systemet

1.

Definer dine krav til sporingstid. Hvis du kun har brug for et system til at erstatte stempelkort, skal du få en, der gør det muligt for arbejdstagere at logge ind elektronisk på delte stationer. Hvis du også skal spore tidspunktet for kontormedarbejdere, skal du få et system, der kører på en stationær computer. Hvis du vil spore mobilarbejdere, skal du få et system, der kan køre på en smartphone og overveje at få en GPS-funktion, hvis det kræves.

2.

Definer dine sikkerhedskrav. Hvis tilsynsførende kan kontrollere, hvem der er til stede, få magnetiske kort eller badges, men vær opmærksom på, at arbejdstagere derefter kan underskrive hinanden, eller tredjeparter kan logge ind med tabte kort. PIN-koder er lidt mere sikre, da de ikke kan gå tabt eller fejlplaceres. Hvis der kræves høj sikkerhed, skal du få et system med fingeraftryk eller ansigtsgenkendelseslogins.

3.

Definer dine rapporteringskrav. Sørg for, at systemet behandler tiderne for at producere data, som du kan bruge. Spørg om dataformater, databasekompatibilitet og filformater og tjek dem med dine eksisterende lønsedler og faktureringsprogrammer.

Køb og installation

1.

Identificer mindst tre leverandører, der kan tilbyde systemer med de egenskaber, du definerede i afsnit 1. Bed dem om at indsende forslag.

2.

Evaluer forslagene med hensyn til de væsentlige krav, som du definerede i afsnit 1. Hvis en leverandørs system mangler nogle af de væsentlige krav, bed det om at tilføje de nødvendige funktioner eller anmode om et forslag fra en yderligere leverandør.

3.

Vurder leverandørens prisfastsættelse fra mindst tre leverandører og køb fra den laveste budgiver. Hvis du har særlige krav, som betyder, at du har færre forslag, der opfylder dine krav, skal du sørge for at den kvalificerede budgiver pris er rimelig sammenlignet med prisen på de andre, selvom den er højere.

4.

Køb det valgte system, og få leverandøren til at installere det og indstille softwaren. Tildel medarbejderne til at arbejde sammen med leverandørholdet for at få praktisk erfaring med det nye system.

Uddannelse og brug

1.

Har en leverandørrepræsentant vise medarbejderne hvordan man bruger det nye system. Sørg for, at leverandøren har givet brugervejledninger.

2.

Kør en test med en komplet cyklus af logins, log-outs, databehandling, lønning mv. For at sikre, at systemet fungerer.

3.

Tildel ansvaret for support og start live operationer. Hold øje med processen og dataene for de første par behandlingscykler, og se efter eventuelle tegn på problemer. Tjek output og rapportering før du kører lønning eller faktureringskunder baseret på det nye system.

Tip

  • Hold systemet så tæt på leverandørens standard som muligt. Tilpasning er dyrt og en kilde til fejl.

Advarsel

  • Virksomhederne vil have brug for mere sikkerhed i fremtiden. Hvis du er i tvivl, køb mere sikkerhed i stedet for mindre.

Anbefalet