Hvordan hjælper et budget en administrator med finansiel kontrol?

For hands-on-direktøren er det svært at opretholde et overblik over det store billede, når det bliver fanget i de forskellige kriser og brandbekæmpelse i den daglige drift. Et budget giver et køreplan for resultater, der giver detaljerede oplysninger om forventet udbytte, som en proaktiv manager kan bruge til at styre beslutninger mod ønskede mål.

Planlægning

Som leder ser frem til en forretningsperiode og forbereder, kan han overveje, hvor meget materiale eller personale der er behov for. Når et budget viser forventet salg i samme periode, kan lederen tage budgettet salgsomkostninger og arbejde baglæns for at bestemme behov for råmaterialer eller krævede arbejdstimer. Effektive ledere vil overveje justeringer baseret på aktuelle markedsforhold, der kan variere fra det tidspunkt, hvor budgettet blev udtænkt. For eksempel, hvis salget har udført 3 procent over budgettet i flere måneder, kan lederen tilføje dette til sine beregninger.

Prioritering

Hvis man sammenligner årlig præstation med budgettet, kan det hjælpe en leder med at beslutte, hvordan man nærmer sig et problem eller en udfordring. Hvis arbejdskraftomkostningerne i et bestemt område f.eks. Er højere end budgettet, men køb af nyt udstyr er under budget, kan en leder muligvis rekvirere en ny maskine, der hjælper med at reducere arbejdskraften fremad. I dette tilfælde tjener budgettet som begrundelse for et forslag. Da et kontoelement klatrer over budget, bliver det en chefs prioritet at kontrollere.

Løbende forbedringer

En effektiv leder søger ikke kun at opfylde budgettet, men søger også måder at forbedre. Med ugentlige eller månedlige præstationsnumre i forhold til budget er en leder en systemanalytiker på første niveau for operationer. Arbejde på gulvniveau, for eksempel, en leder kunne arbejde med medarbejdere for måder at øge gennemstrømningen eller reducere affald. Budgettet giver ofte spor for, hvor indsatsen er mest effektivt fokuseret på at producere forbedrede økonomiske resultater.

Forecasting

Et års budget tjener ofte som grundlag for det følgende år, og når ledere er involveret i budgetprocessen, kan hvert af de foregående trin anvendes fremadrettet. Ledere kan være i en unik position at observere virkningerne af forbedret personaletræning, for eksempel som bidrag til forbedret ydeevne. Forudsigelse bliver en chance for en effektiv leder at nå ud over grænserne for hans afdeling for at foreslå ændringer, som kan skabe bedre betingelser for økonomisk succes det følgende år.