Sådan tildeles faktura numre

Uden for det skyldige beløb er fakturanummer det næststørste nummer på din faktura. Systematisk tildele et unikt nummer til hver faktura vil give dig en identifikator for den. Brug denne identifikator til at opsøge en faktura på en computer, når en kunde ringer med et faktura spørgsmål eller for at finde en fysisk kopi af fakturaen i dine filer. Opbyg dit fakturanummer på en måde, som bedst passer til dine behov, så længe du afslutter nummeret med en karakteristisk sekventiel identifikator.

Sekventiel

De fleste business accounting software bruger som standard sekventiel nummerering for fakturaer. Sekventiel faktura nummerering er grundlaget for at oprette særskilte faktura numre. Fakturanummeringen starter med nummeret "1", medmindre du tilsidesætter det. Hvis du for eksempel foretrækker et femcifret fakturanummer, kan du erstatte "1" med nummeret "10.000". Programmet vil automatisk tildele det næste fakturanummer "10, 001". Hvis du forsøger at indtaste en faktura med et duplikat faktura nummer, vil de fleste software advare dig. For at oprette sekventiel fakturanummering manuelt skal du bruge en liste over sekventielle numre. Når du bruger et nummer, skal du skrive navnet på den kunde, til hvem du har tildelt faktura nummeret og fakturaens størrelse.

Kronologisk

Tildel faktura numre i kronologisk rækkefølge. For eksempel formatere et fakturanummer genereret på en faktura for et kundenummer 4.072 den 30. juni 2017 som 20170630-4072-00. Den første serie af numre er datoen, den anden række af numre er kundenummeret, og den tredje række af numre er den sekventielle unikke identifikator for fakturaen. Hvis du genererer en anden faktura på den pågældende dato for den pågældende kunde, bliver fakturanummeret 20170630-4072-01. Brug det datoformat du vælger. Alternative datoformater indbefatter 06302017, 120630 og 063012.

Kundenummer

Start fakturanummer med kundenummeret for at give dig selv en sekundær måde at identificere en faktura som tilhørende en bestemt kunde ved kun at se fakturanummeret. Denne metode ligner den kronologiske nummereringsmetode. Et faktura nummereringssystem, der er afhængig af kundenummeret, begynder med det pågældende nummer. To eksemplarer til kunde 4072 er 4072-06302017-01 (kundenummer, dato, sekventielt nummer) og 4072-0001 (kundenummer, sekventielt nummer). Brug flere cifre til dit sekventielle nummer, hvis du ikke bruger datoen, så du ikke løber hurtigt ud af unikke sekventielle numre.

Projektnummer

Brug et projektnummer som en del af dit fakturanummer, hvis du vil kunne identificere det projekt, en faktura tilhører, ved at se på faktura nummeret. Denne faktura nummerering metode er gavnlig for byggefirmaer og andre virksomheder, der påtager sig projekter, i hvilke tilfælde projektnummeret er et af de vigtigste tal. Start fakturanummeret med den unikke projektkode efterfulgt af en dato. Eksempler på projektfaktura numre omfatter 4072-STUC5012-01 (kunde, projekt, sekventiel) og STUC5012-4072-01 (projekt, kunde, sekventiel).

Anbefalet