Sådan annoncerer man, at man forlader et firma og afsiger

Når nogen forlader din virksomhed, er det vigtigt at gøre en meddelelse så hurtigt som muligt. At informere andre medarbejdere, branchens ledere og kunder om opsigelsen gør det lettere for dit firma og dets kunder at tilpasse sig forandringen og komme videre. Indholdet af meddelelsen afhænger af omstændighederne, herunder om afgang er frivillig, og om en person allerede er udpeget til at påtage sig medarbejderens ansvar.

Tip

• Din virksomheds afdeling for menneskelige ressourcer har sandsynligvis en protokol at følge, når en person træder tilbage. Det er en god ide for ledere og ledere at gennemgå denne politik, så de er forberedt. Enhver meddelelse i virksomheden eller uden for virksomheden skal overholde HR-politikkerne.

Overvej omstændighederne

Udtrykket "opsigelse" kan betyde forskellige ting i forskellige situationer:

• En medarbejder kan opsige sig for at tage nyt job eller fokusere på familiemæssige forpligtelser.

• Medarbejderen kan være utilfreds med jobbet og har besluttet at afrejse, selvom hun ikke har nogen specifikke planer for, hvad hun vil gøre efter at have forladt.
• Omstændigheder har tvunget dig til udelukkende at fjerne medarbejderens stilling eller at søge en person med et andet færdighedssæt. Hans ydeevne er fint, men du er enten tvunget til at gøre personale nedskæringer eller medarbejderen er ikke længere en god pasform i din organisation.

• Du er utilfreds med medarbejderens præstationer og har besluttet at opsige ansættelsen. Af hensyn til medarbejderens fremtidige jobudsigter tillader du hende at træde tilbage snarere end at blive fyret.

Omstændigheder kan kræve forskellige tilgange

Omstændighederne ved fratræden kan kræve forskellige tilgange til en meddelelse. I tilfælde hvor afskedigelsen er frivillig, og medarbejderen forlader virksomheden på gode vilkår, forsinker meddelelsen, indtil medarbejderen har mulighed for at tale med hans team og klienter, kan være fornuftigt. Indholdet af meddelelsen kan også afspejle afgangens art, der indeholder mere information om medarbejderens planer.

Hvis der er dårlige følelser, og medarbejderne bedt om at afrejse med det samme, kan det være nødvendigt at frigive en meddelelse så hurtigt som muligt for at forhindre spredning af misinformation. Desuden kan tonen og indholdet af beskeden være mere begrænset, for at forhindre mulige misforståelser eller endog beskyldninger om ærekrænkelse.

Indberette i en rettidig måde

For at forhindre potentielt skadelig sladder og spekulation bør afskedigelser offentliggøres så hurtigt som muligt for at forhindre uansvarlig spekulation på kontoret. Derudover kan det være lettere for din virksomhed at arbejde sammen med dine medarbejderes kunder og branchens kontakter, hvis du giver dem besked direkte i stedet for at lade dem finde ud af sig selv efter at have forsøgt at få fat i medarbejderen via telefon eller email.

Meddelelsen skal være dateret, og bør også indeholde den dato, hvor afskedigelsen er effektiv. Hvis medarbejderen allerede har forladt, kan det sige, at opsigelsen træder i kraft straks.

Tip

• Du skal måske udarbejde mere end en meddelelse, især hvis medarbejderen arbejdede med personer uden for dit firma og især hvis hun arbejdede direkte med kunder eller kunder. En version af meddelelsen kan bruges internt, mens en anden meddelelse skal rettes mod dem uden for din organisation.

Vær diskret og nådig

Hvis medarbejderen forlader frivilligt for at gå tilbage til skole, for at rejse en familie eller at flytte på tværs af landet, kan disse oplysninger indgå i meddelelsen. Dette gør det klart, at medarbejderen ikke forlader på grund af præstationsproblemer eller jobtilfredshed og forstærker, at han forlader virksomheden på gode vilkår.

I situationer, hvor medarbejderen forlader på grund af præstationsproblemer eller et utilfredsstillende arbejdsforhold, er det vigtigt at være på vagt. En utilfreds medarbejder kan bruge indholdet af en opsigelseserklæring mod din virksomhed i en retssag eller en arbejdsløshedsforsikringskrav. Kort sagt, at medarbejderen har forladt virksomheden, og at du ønsker det godt, skal være tilstrækkeligt.

Uanset omstændighederne bør meddelelsen udtrykke anerkendelse for medarbejderens service og angive, at virksomheden ønsker hendes succes i fremtidige bestræbelser.

Giv retning for resterende medarbejdere

Meddelelsen skal konkluderes med retning for dem, der arbejder med eller betjenes af medarbejderen. Hvis en erstatning allerede er navngivet, skal meddelelsen angive udskiftnings navn og kontaktoplysninger. I modsat fald skal meddelelsen rette læsere til enten kontakt med medarbejderens tilsynsførende eller en kollega, som midlertidigt vil påtage sig den afskedigende medarbejders konti eller jobopgaver.