Sådan accepterer du kreditkortbetalinger over telefonen
Jo lettere du gør det for dine kunder at betale dig, desto bedre er det for din bundlinje. Hvis du vælger at acceptere kreditkortbetalinger via telefonen, skal du sørge for, at dine medarbejdere kender de korrekte procedurer for at minimere risikoen. Indtastning af en transaktion er et spørgsmål om at følge de instruktioner, der er specifikke for den kreditkortbetalingstjeneste, du vælger. Hver udbyder opretter sit system lidt anderledes, så der er ingen "en størrelse passer til alle." Bare vær sikker på, at medarbejderne er ordentligt uddannet og følg procedurer.
Vælg den rigtige kreditkortbetalingstjeneste
Brug af kredit via telefon til at foretage køb er ikke nyt. Men i dag har kunder og virksomheder flere muligheder. For eksempel tillader betalingstjenester fra PayPal og Square en lille virksomhed at tage telefonbestillinger via mobiltelefoner. Dette er en mulighed for at overveje, om du lige er begyndt en virksomhed. Hvis niveauet af kundesvar gør det umagen værd, kan du oprette en almindelig købmandskonto med en kortbetalingstjeneste.
Som med ethvert produkt eller en tjeneste, du køber til en lille virksomhed, skal du sammenligne omkostninger og gebyrer fra flere udbydere. Sørg for, at tjenesten tillader telefonbestillinger, og spørg om der er et ekstra gebyr. Se også deres kundesupport. Du skal være i stand til at kontakte betalingsbehandlingstjenesten, hvis en ordre afvises, eller du har spørgsmål.
Autorisationsprocessen
Personaleuddannelse er afgørende for at sikre, at alle medarbejdere forstår kreditkorttilladelsesprocessen. Til dels handler det simpelthen om at uddanne medarbejdere til at følge instruktionerne fra betalingsbehandlingstjenesten. Personalet bør dog også vide om mulige "røde flag" for at passe på. For eksempel, hvis postadressen og faktureringsadressen er forskellige, skal du være forsigtig. Dette kunne være et tegn på en uautoriseret bruger. På den anden side kunne det være en studerende på college, der blot ønsker en pakke leveret til sin kollegieværelse, men regningen går til sit hjem.
Gem alle poster og oplysninger fra hver transaktion i 12 til 24 måneder. Dette vil hjælpe dig med at vise due diligence i tilfælde af et bedragerisk køb, og det vil hjælpe med at løse eventuelle tvister med kunderne.
Oplysninger til indsamling
En god tommelfingerregel er at indsamle så meget information fra kunden som muligt, når du tager en kreditkortbetaling over telefonen. Betaltjenesten kræver, at du får det fulde kreditkortnummer, udløbsdato og kundens navn som det fremgår af kortet. Du har muligvis også brug for CVV'en, som er en sikkerhedskode, der er trykt på bagsiden af kortet. Derudover beder kunden om sin faktureringsadresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Disse vil du kontakte kunden, hvis der er nogen problemer. Det er også en god idé at bede om kundens fødselsdato og kørekortnummer.
Send en kopi af salgskvitteringen til kunden via mail, email eller begge dele. For at forbedre kundeservice skal du gemme disse oplysninger på et format, som medarbejderne har adgang til. Dette fremskynder tingene op næste gang kunden foretager et køb.
Hold det sikkert
Hver forretningsmand ved at acceptere elektroniske betalinger, checks og kreditkortbetalinger medfører en vis risiko. At acceptere kreditkortbetalinger via telefonen er ingen undtagelse. Der er dog måder at minimere risikoen for. Invester i et godt salgs-system, og få det professionelt installeret. Betalingsbehandlingstjenesten du bruger vil sikre transaktioner så meget som du gør. Udnyt dets sikkerhedsprocedurer og rådgivning.
Betalingskortet Industry Security Standards Council udstedte opdaterede krav i 2015. Kende som PCI 3.0, giver disse standarder små virksomheder vejledning i, hvordan man reducerer risikoen. PCI 3.0 dækker medarbejderuddannelse, din virksomheds fælles ansvar med andre parter og muligheder, som du kan vælge at tilpasse PCI 3.0 til dine forretningsbehov. Dette er en værdifuld ressource, der kan spare tid, penge og hovedpine.