Business Kreditkort Anvendelsespolitik

En virksomheds kreditkort brugspolitik beskytter et selskab mod økonomisk misbrug, samtidig med at man reducerer passiverne mod corporate officers. Ejere og økonomiske ledere kan vælge at opretholde en streng adskillelse af forretnings- og personlige udgifter, eller de kan fastsætte grænser for acceptabel, refunderbar brug af firmaudstedte indkøbskort. Sterke politikker kræver overholdelsesindsatser, der kan omfatte rutinemessige revisioner af afgifter og undersøgelse af individuelle leverandører.

Fungere

En virksomheds forretningskreditkortbrugspolitik sætter grundregler for, hvordan medarbejdere, ejere, bestyrelsesmedlemmer og andre interessenter kan bruge kreditkort i forbindelse med daglig drift. Store organisationer og statslige organer udvider ofte "autoriseret bruger" status til nøglemedarbejdere, hvilket gør det muligt for medarbejderne at foretage store indkøb og rejsereservationer ved hjælp af kreditlinjer. Små virksomheder har en tendens til at udstede firmakreditkort, der er knyttet til den personlige kredit for ejere eller medarbejdere, hvilket gør klare anvendelsespolitikker endnu vigtigere.

Betydning

Kreditkortspolitikker afspejler ofte virksomhedskulturen. For eksempel har mange enmansindehavere en tendens til at blande familie- og forretningsomkostninger på deres personlige kreditkort. Selvom det ikke er ulovligt eller uetisk, gør et kreditkort med blandet brug det vanskeligere at spore legitime forretningsomkostninger, især under en finansiel eller skattemæssig revision. Mange virksomheder kræver, at medarbejderne opretholder separate kreditkort til erhvervsmæssige og personlige indkøb for at forhindre selv mistanken om misbrug.

effekter

Virksomhedskreditkort har strømlinet den måde virksomhederne betaler for alt fra kontorartikler til rejser. En forretningskreditkortbrugspolitik kan dog påvirke virksomhedskulturen på uventede måder. Placering af automatiske begrænsninger på kort brug baseret på leverandører eller købsbeløb kan tvinge nogle medarbejdere til at få deres behov opfyldt på kreative måder. Undersøgelser af brugen af ​​offentlige kreditkort har fundet leverandører, der maskerede den sande karakter af deres forbudte produkter og tjenester under generiske og uskyldige firmanavne. Ny teknologi giver virksomhedens embedsmænd mulighed for at overvåge udgifterne i realtid ved hjælp af e-mail- eller SMS-beskeder, der hjælper medarbejderne med at overholde budgetmæssige og brugsbegrænsninger.

Misforståelser

Selv når en virksomheds kreditkort brugspolitik sætter strenge retningslinjer for virksomhedens udgifter, skal virksomhedsledere foretage rutinemessige revisioner og økonomiske anmeldelser for at forhindre svig. I en højt profileret sag udgjorde chefsfinansieringen af ​​hovedtelefonproducenten Koss Corp. over 20 millioner dollars i uautoriserede personlige afgifter på selskabets kreditkort.

Sue Sachdeva's rolle som revisorsrevisor gjorde det nemt for hende at dække forgrundsordningen, indtil kreditkortselskabets medarbejdere varslede bestyrelsesmedlemmer om usædvanlige udgiftsmønstre. Selv med stærke skriftlige politikker om kreditkort brug, manglede virksomheden en omfattende gennemgangsproces, der involverede flere interessenter.

Overvejelser

Mens en virksomheds kreditkort brugspolitik skal fastsætte klare grænser for acceptabel brug, vil virksomhedsledere måske overveje fleksibilitet under visse forhold. For eksempel tillader nogle virksomheder begrænset brug af virksomhedskreditkort til personlige udgifter under udvidet forretningsrejse eller inden for bestemte nødsituationer. Virksomhedsledere skal også tage hensyn til kreditkort udstedt til erhvervsmæssig brug under en medarbejders personlige konto. Situationer, der indebærer virksomheders godtgørelse, må ikke give mulighed for sådanne klare begrænsninger. En omfattende kreditkortforbrugspolitik bør foregribe de forskellige måder, hvorpå medarbejdere måtte bruge købskort under ekstreme omstændigheder.

Anbefalet