Forretningsaktiviteter, der er præformet i udgiftscyklussen

En virksomheds udgiftscyklus omfatter bestilling og modtagelse af varer og tjenesteydelser. Disse varer kan være lager, som virksomheden planlægger at videresælge eller interne forsyninger for at holde virksomheden i gang. Efter bestilling og modtagelse af varer skal virksomheden godkende sælgerfakturaer og udbetale kontantbetalinger.

Bestilling

Det første skridt i udgiftscyklussen er at bestille materialer, forsyninger og service til virksomheden. Forskellige enkeltpersoner eller afdelinger i virksomheden sporer deres forbrugsvarer og opretter en indkøbsrekvisition, når de er ringe på varer. En indkøbsafdeling medarbejder vil godkende anmodningen, vælge en passende leverandør og oprette en købsordre. De fleste virksomheder kræver, at indkøbsmedarbejdere køber fra en godkendt liste over leverandører, og kræver tilsynsmyndighedstilladelse til køb. De ekstra trin tager tid og ressourcer, men de sikrer, at virksomheden bestiller gode kvalitetsprodukter til rimelige priser og begrænser unødvendige udgifter.

Modtagelse

Efter en bestilling skal et firma modtage og opbevare sine indkøb. Virksomhederne opretholder ofte en modtagende afdeling for at acceptere leverandørleverancer. En modtagende medarbejder udfylder en modtagelsesrapport for alle leverancer med angivelse af mængden og kvaliteten af ​​de modtagne varer. Der er altid mulighed for tyveri af fysiske varer, så virksomheder sporer og estimerer pakke ankomst for at sikre, at de får tilstrækkeligt personale til at håndtere leverancer. De gemmer de modtagne varer i et fysisk begrænset område for at sikre, at intet er stjålet eller forkert placeret.

Godkendelse af fakturaer

Selskabets betalingsafdeling vil godkende sælgerfakturaer, efter at virksomheden modtager varerne. Regnskabsmedarbejdere matcher leverandørfakturaen, modtagelsesrapporten og den oprindelige ordreformular for at sikre, at de har modtaget alle de varer, de har anmodet om i funktionsdygtig rækkefølge. Da de har pligt til at foretage en betaling, efter at de har modtaget varer, venter nogle virksomheder ikke engang på fakturaen for at foretage en betaling. For at forenkle processen genererer disse virksomheder automatisk fakturaer for deres leverandører, efter at de har modtaget hele lagerbeholdningen på modtagelsesrapporten.

Udbetaling af kontanter

For at forhindre tyveri har virksomheder generelt en anden afdeling eller en anden medarbejder, der udbetaler kontanter til leverandørfakturaer. Uanset hvem der udbetaler kontanter, har de et væsentligt ansvar for at studere og markere den støttende dokumentation for betalingen. Kontantdispenserne giver generelt et fysisk mærke på papiret for at "annullere" dokumentationen; Dette hjælper virksomheden med at holde styr på, hvem der er blevet betalt og forhindrer medarbejdere i at tilfældigvis duplikere en betaling ved hjælp af de samme bilag.