Balance Sheets Brug Excel

At køre en succesfuld virksomhed kræver meget mere end at dukker op på kontoret og fremmer dine produkter eller tjenester. Succesfulde små virksomhedsejere forstår, at det altid er afgørende for god markedsføring og planlægning altid at vide, hvor deres virksomheder står økonomisk. At kende din virksomheds nuværende finansielle stilling hjælper dig med at fastsætte indkomst- og salgsmål samt evaluere virksomhedens resultater. Ved at holde en opdateret balance på hånden kan du vide præcis, hvordan dit firma gør nu eller endda hvordan det kan gøre i fremtiden. Microsoft Excel-regneark er en ideel platform til oprettelse og vedligeholdelse af balancer til intern analyse eller planlægning. Desuden er det sandsynligt, at et Excel-regneark vil være det foretrukne format for dataene, hvis du skal levere aktuelle finansielle oplysninger til din virksomhed til en ekstern part, såsom en revisor eller potentiel investor.

Balance Basics

I sin enkleste form er en balance ikke mere end en liste over aktiver og passiver for din virksomhed. De aktiver, du noterer på en balance, består normalt af kontanter, som din virksomhed har på hånden, en på bankkonti samt ejendom og udstyr. Nogle balancer indeholder også fordringer eller andre penge, der skyldes virksomheden som aktiver. Forpligtelser, der er opført på balancen, omfatter normalt løn eller pensioner, leje eller forsyningsvirksomhed samt andre kort- og langsigtede forpligtelser. Når du har oplistet alle dine aktiver og passiver i balancen, kan det give dig en rimelig god ide om den samlede finansielle styrke eller svaghed i din virksomhed, hvis du trækker det samlede beløb af forpligtelser ud af det samlede antal aktiver. En balance, der viser en stor mængde aktiver i forhold til forpligtelser, indikerer normalt, at virksomheden er stabil og solvent. Mens en virksomhed med betydeligt flere passiver end aktiver måtte have behov for uden investeringskapital eller en god plan om hurtigt at øge omsætningen.

Grundlæggende elementer af en Excel Balance

Næsten alle balancer følger et relativt lignende layoutformat - aktiver går i venstre kolonne og forpligtelsesdisplay i højre kolonne. Dette gælder generelt uanset om du opretter en balancehånd eller opretter den i Microsoft Excel. Når du arbejder med et Excel-regneark, skal dine aktiver og passiver sektioner indeholde nogle grundlæggende kategorier. På aktivsiden i balancen skal du have sektioner for løbende og anlægsaktiver. Omsætningsaktiver omfatter dine nuværende kontanter, tilgodehavender, forudbetalte udgifter og kortfristede investeringer. Anlægsaktiver er som regel jord eller bygninger, virksomheden ejer, udstyr, langsigtede investeringer og inventar og inventar. På samme måde skal du medtage poster for nuværende og langsigtede forpligtelser på forpligtelsens side af balancen. Kortfristede forpligtelser er beløb, der skal betales nu eller i nær fremtid, såsom gældsforpligtelser, lønninger, kortfristede lån, forfaldne betalinger på langfristede forpligtelser og skyldige skatter. Listelån eller andre langfristede forpligtelser i sektionen Langfristede forpligtelser i arket. Hvis din virksomhed er et selskab, skal du også tilføje en aktionærs aktieafdeling til forpligtelsens side af balancen for at vise beløb, der skylder til aktionær for kapitalinvesteringer.

Brug af formler og yderligere regneark

Generelt består de fleste balancer af en enkelt side for at hjælpe læserne med at få et hurtigt overblik over, hvor en virksomhed står økonomisk. Forberedelse af tallene for en balance kræver dog normalt meget beregning i sig selv. For eksempel i feltet Udstyr i kolonnen Aktiver i din balance indtaster du et samlet beløb for alt udstyr, som din virksomhed ejer. Denne samlede mængde kan dog bestå af mange individuelle værktøjer eller komponentomkostninger. Derfor kan du bruge yderligere regneark i projektmappen, der indeholder balancen, for at oprette underpartssider for dine kategorier. Formler i en balance er relativt enkle og kræver generelt ikke mere end at bruge "Sum" -funktionen i Excel. Brug musen til at markere alle figurerne i en underkategori, og klik derefter på knappen "Sum" på værktøjslinjen for at tilføje dem alle sammen og vise en total. Du kan derefter bruge en simpel formel = "A2 + D2 + F2 + H2" i en celle for at tilføje alle totaler fra underkategorier for at komme frem til total for din kolonne. Gør det samme for både aktiver og passiver søjler i din balance.

Ingen grund til at genopfinde hjulet

Mens du opretter en simpel balance er forholdsvis enkel, er der virkelig ingen grund til at gøre det. På Microsoft Office-webstedet og utallige andre Excel-relaterede websteder kan du downloade og installere balanceskabeloner til brug sammen med Microsoft Excel. Tilgængelige balancer spænder fra meget enkle datablade, der kun viser de mest grundlæggende aktiv- og ansvarskategorier til avancerede ark, der beskriver kategorier for ting som afskrivninger, tilbageholdt indtjening og tvivlsomme eller ikke-inddrevne beløb. Med Excel 2010 er det lige så nemt at downloade en balanceskabelon fra Office.com-webstedet som "File" og derefter "New" på linjebjælken og skrive "balance" i søgefeltet i vinduet Tilgængelige skabeloner. Excel forbinder derefter til Office-malens websted og præsenterer dig med mange Microsoft og brugeroprettede skabeloner, du kan downloade og begynde at bruge med det samme.