Automatiseret dataindtastning i Excel

En måde, virksomheder kan spare tid og penge, bruger Excel-regneark som datatabeller til at gemme kundeoplysninger, lageroplysninger eller andre vigtige data. Excel har flere funktioner, der kan hjælpe med at automatisere dataindtastning. Dataformularer giver brugerne mulighed for at indtaste de nødvendige oplysninger uden at tabe eller rulle gennem rækker og kolonner. Lister giver flere valgmuligheder, data validering kan styre input, og du kan også ændre bevægelsen af ​​markøren.

Dataformularer

Dataformularer er masker, der kun viser de felter, hvor du vil indtaste data. Den person, der indtaster data, skriver simpelthen ind i tekstboksen, der er knyttet til hver kolonne, og flytter gennem felterne ved hjælp af Tab-tasten. For at oprette en dataformular skal du tilføje formularknappen til din værktøjslinje med hurtig adgang. Klik på en celle i tabellen. Højreklik på værktøjslinjen Hurtig adgang og vælg "Tilpas værktøjslinjen til hurtig adgang." Vælg "Alle kommandoer", vælg "Formular" og klik på "Tilføj" -knappen. Klik på knappen "Formular" på værktøjslinjen for at oprette en ny formular.

Brugerdefinerede lister

Tilføjelse af en tilpasset rullemenu hjælper med at automatisere processen ved at præsentere flere muligheder, hvorfra brugere nemt kan vælge data. For at oprette en brugerdefineret liste skal du klikke på den celle, i hvilken listen skal vises. Klik på "Data Validation" på fanen Data og klik på "Data Validation." Vælg "Liste" i feltet Tillad. Skriv dine listeposter i kildeboksen med et komma mellem hvert element. Klik på "OK" for at tilføje listen. Brug Fill Handle, hvis du vil kopiere listen ned ad søjlen.

Data validering

Begrænsning af de specifikke data, der er angivet i et felt, hjælper med at automatisere processen ved at vise en nyttig indtastningsmeddelelse samt en brugerdefineret fejlmeddelelse, hvis der indtastes en forkert type eller værdi. Du kan bruge en brugerdefineret liste som tidligere nævnt, eller vælg et andet sæt kriterier. I dialogboksen Data validering skal du vælge de kriterier, du vil bruge i felterne på fanen Indstillinger. Gå til fanen Indtastningsmeddelelse og indtast den besked, du vil have, brugerne skal se, når de klikker på den valgte celle. Indtast en unik fejlmeddelelse på fanen Fejlvarsel.

Celleudvælgelse

Tilpasning af den retning, du vil have markøren til at flytte efter at trykke på "Enter" hjælper med at automatisere dataindtastningen ved at reducere behovet for at flytte fra tastaturet til musen. For at ændre denne indstilling skal du klikke på fanen "File" og vælge "Options". Gå til "Avanceret" i venstre rude i vinduet Indstillinger. I gruppen Redigeringsindstillinger vælger du den retning, du vil have, at cellevalg skal flyttes i listen "Efter at trykke på Enter, Move Selection" og klikke på "OK".

Anbefalet