Årlig lønning og W-2 Afstemning

Som arbejdsgiver med W-2 lønmodtagere er du forpligtet til at rapportere hver medarbejders løn til arbejdstageren og til Social Security Administration. W-2 formularer skyldes medarbejdere senest den 31. januar og til SSA senest 28. februar. Desuden skal du udarbejde en transmitteringsrapport, der opsummerer W-2-informationen. Til sidst er de data, der er angivet på W-2'er, du giver medarbejdere, matchet med andre IRS-beskæftigelsesrelaterede selvangivelser, du filen hele året rundt.

W-2 Forms

Hvert år skal du give dine medarbejdere en W-2 formular, der opsummerer deres indtjening og skat tilbageholdt i løbet af året. Din medarbejder bruger dette dokument til at forberede sin selvangivelse. Ud over at give medarbejderne oplysningerne, skal du sende en kopi af hver W-2-formular til Social Security Administration (SSA). SSA registrerer oplysningerne og anvender Social Security-kreditter til hver lønmodtagers konto, og så giver SSA oplysningerne til IRS.

Formular W-3

Form W-3 er en afstemningsformular, du leverer til SSA med dine W-2-formularer. Du skal indsende Form W-3 med kopier af W-2'erne du udsteder til medarbejdere. Formular W-3 skal vise det samlede beløb for indkomst og skat på alle W-2-formularer. Du sender en W-3 formular til opsummering af alle dine W-2 data. Fordi kopier af W-2-formularerne du er vedhæftet til W-3 forsoning, er din W-3 også på grund af SSA den 28. februar.

Afstemningsstraff

IRS og SSA deler løndataoplysninger. Hvert år gennemgår de to agenturer dine W-2 og W-3-formularer samt de oplysninger om beskæftigelse, som du rapporterer om dine IRS tilbageholdende afkast, såsom Forms 941, 943 og 944. Hvis der er en uoverensstemmelse, der er uforklarlig På de oplysninger, som IRS og SSA har, udsteder IRS en straf mod din virksomhed for det år, straffen opstår. Dette kaldes en kombineret årlig lønafstemningsvurdering, også kendt som en CAWR-vurdering. Vurderingsbeløbet varierer afhængigt af typen og mængden af ​​uoverensstemmelse. Generelt er CAWR vurderinger betydelige.

Straffen Tilbagekaldelse

Hvis du modtager en CAWR vurdering, skal du levere nye oplysninger for at rette uoverensstemmelsen. Nogle uoverensstemmelser skyldes manglende W-2-formularer, hvilket kan betyde, at du har leveret flere W-2-formularer til medarbejdere, end du gjorde til SSA. En anden uoverensstemmelse kan indebære en uoverensstemmelse mellem de skatteregistreringsoplysninger, du rapporterer om W-2-formularer, og de beskatningsbestemmelser, du rapporterer til IRS på formularer 941, 944 eller 943. Forskelle kan afhjælpes ved at rette op på oplysningerne, der forårsager problemet og indsende nye dokumenter til IRS. Hvis for eksempel uoverensstemmelsen er et resultat af manglende W-2'er, skal du forsyne de nye W-2-formularer til IRS. Når IRS modtager oplysningerne og løser problemet, afvikles CAWR-vurderingen i almindelighed 100 procent. Fordi IRS er agenturet, der foretager CAWR-vurderingen, skal du angive dine korrigerede dokumenter til IRS, ikke SSA, uanset hvor du sendte originaldokumenterne.

Anbefalet