5 typer forretningsdokumenter

Et firma bruger dokumenter til kommunikation, transaktion og analyse af produktiviteten. Forretningsdokumenter spænder fra korte email-meddelelser til komplekse juridiske aftaler. Nogle dokumenter udarbejdes af medarbejdere og virksomhedsejere, mens andre udarbejdes af fagfolk udefra, som f.eks. Revisorer og advokater. Da dokumenter giver dokumentation for en virksomheds forretninger og kan henvises til i de kommende år, er det vigtigt, at de er velskrevne.

Emails og Memorandum

Medarbejdere bruger typisk e-mail til at formidle information til hinanden. Før e-mail blev udbredt, blev memorandum brugt til intraoffice-meddelelser. Notater bruges stadig i situationer, hvor en besked er ment at ledsage en bestemt fil og i tilfælde, der kræver mere privatliv end en e-mail.

Både et notat og en e-mail identificerer afsenderen og modtageren og indeholder en emnelinje. Teksten er formateret i et eller flere afsnit.

Business Letters for Outside Communication

Erhvervsbreve bruges til at kommunikere med personer udenfor kontoret. Modtagere kan omfatte kunder, kolleger i andre virksomheder, serviceudbydere, fagfolk, der rådgiver virksomheden, embedsmænd og jobansøgere. Et forretningsbrev er normalt formateret i blokformat, hvor alle elementerne i brevet, bortset fra brevpapir, er justeret med venstre margen.

Det kan mailes eller leveres via mail. Hvis et brev sendes i teksten af ​​en email, indeholder afsenderen sit navn, jobtitel og kontaktoplysninger nederst i e-mailen.

Virksomhedsrapporter til formidling af information

Erhvervsrapporter formidler oplysninger i et format, der er mere formelt og normalt længere end et brev. Rapporter dækker en række emner, såsom sikkerhedsoverholdelse, salgstal, finansielle data, gennemførlighedsundersøgelser og markedsføringsplaner. De kan indeholde statistikker, diagrammer, grafer, billeder, casestudier og undersøgelsesresultater. Nogle rapporter offentliggøres til fordel for investorer. Hvis en rapport er periodisk, såsom en månedlig salgsrapport, bruges en skabelon for at gøre det lettere og for at muliggøre sammenligning med tidligere rapporter.

Transaktionsdokumenter til at udføre forretninger med kunder

Et selskab bruger dokumenter til at handle forretning med sine kunder. For at spare tid, kan disse dokumenter formateres som en formular, f.eks. En ordreformular, overførselsside, faktura eller kvittering. De anvendte typer transaktionsdokumenter varierer noget af arten af ​​en virksomhed. For eksempel genererer en forsikringsagent forsikringsansøgninger og -politikker, mens en långiver bruger lån og boliglånsdokumenter.

På nogle områder indgår virksomheder aftaler og kontrakter med andre; Disse dokumenter kan udarbejdes af selskabets advokat.

Finansielle dokumenter til administration af virksomheden

En virksomhed bruger finansielle dokumenter til at forblive inden for sit budget, udarbejde budgetforslag og indgive afgiftsopgørelser. Disse dokumenter omfatter kvitteringsoversigter, lønningsrapporter, betalt regninger, kontoudtog, resultatopgørelser, balancer og skatterapporter. Disse dokumenter kan udarbejdes af selskabets revisor.

En virksomhedsejer bruger disse dokumenter til at bestemme virksomhedens økonomiske succes og identificere områder, der er uproduktive. En afdelingsleder kan bruge finansielle dokumenter til at udarbejde et budgetforslag.

Anbefalet