5 Easy Office Personnel Policies
For at sikre en organisations integritet udvikler næsten alle virksomheder politikker, der skal overholdes af kontorpersonale. Disse politikker er også udviklet for at tilpasse sig organisationens mål og værdier samt sikre et sikkert og retfærdigt arbejdsmiljø for alle sine medarbejdere. For en lille virksomhed vil nogle grundlæggende politikker bidrage til at beskytte virksomhedens integritet og give mulighed for fremtidig vækst.
Beskæftigelse og opsigelse
En politik bør genereres til at dække de grundlæggende vilkår for accept af beskæftigelse med organisationen og de almindelige årsager til opsigelse. Denne politik skal skrives for at adressere alle kontoransatte og behandles ved at fremlægge et dokument af aftale, som medarbejderen skal underskrive. Dette bør omfatte medarbejderens startdato, vilkår for kompensation og ydelser samt planlagte betalingsdatoer. Sammen med vilkårene for at acceptere ansættelse bør standardophøringsgrunde inddrages for at fremme et sikkert arbejdsmiljø, såsom chikane og stofmisbrugspolitikker.
Fortrolighed
Alle virksomheder - store og små - har en grund til deres succes. Dette kan omfatte en succesfuld forretningsmodel, en dedikeret kundebase eller et produkt eller en tjeneste, der er unik i forhold til sine konkurrenter. Interne forretningsprocesser, produktdesign og kunder kan ikke kompromitteres for at sikre forretningens succes. En fortrolighedspolitik bør administreres for at sikre organisationens integritet. Hvis medarbejderne forlader organisationen af en eller anden grund, skal de sikre, at de ikke deler interne oplysninger, som f.eks. Industrihemmeligheder eller klientoplysninger, der kan kompromittere organisationens succes.
Tilstedeværelse og fraværsmeddelelse
For en lille virksomhed for at sikre succesfulde operationer dagligt, bør tilstedeværelses- og fraværspolitikker administreres for at lade organisationen fortsætte med at fungere normalt, hvis en medarbejder er fraværende eller kræver fridage. Denne politik skal indeholde de krævede tidsrammer for at anmode om fritid, samt syge, personlige, ferie og klagepolitik.
Computer og internetbrug
De fleste virksomheder bruger teknologi til at fungere på daglig basis. Teknisk sikkerhed bør løses, sammen med medarbejderens ret til at bruge teknologi af personlige årsager. Dette omfatter computere, internettet, telefoner og mobiltelefoner. Denne politik bør overveje arbejdsgiver- og medarbejderrettigheder samt medarbejdernes potentielle behov for at bruge disse teknologier i arbejdstiden. Ikke alene hjælper disse politikker med at sikre integriteten af en virksomheds forretningsdata, de tillader også medarbejderovervågning. Medarbejdere føler ofte, at deres personlige oplysninger kan blive krænket på grund af computerovervågning, så forklar disse politikker i detaljer og hvorfor politikkerne er på plads.
Arbejdsmiljø
Selvom kontorets etikette virker som almindelig viden, bør politikker administreres for at håndhæve kontorets etikette. Dette sikrer ikke kun et positivt billede præsenteret for kunder og andre medarbejdere, men giver også medarbejdere en rimelig følelse på alle niveauer i organisationen. Denne politik bør omfatte ordentlig arbejdstøj, driftstid, samt når medarbejderne skal rapportere til kontoret og forlade kontoret. Opfyld også krav til frokost og standardbrud ved at inkludere tidsrammer, hvor pauser kan tages.